Szolgáltatások / Irattári szolgáltatások

AJÁNLATKÉRÉS

• Ügyviteli szempontból meghatározott ideig megőrzést igénylő iratok
• Az ügyviteli értékkel bíró dokumentumokon belül a dolgozói iratanyagokat külön nyilvántartásba  vesszük, melyekből a nyugdíjbiztosítási igazgatóságok felé irányuló adatszolgáltatási kötelezettségeket is teljesítjük.
• Maradandó, a cég történetében meghatározó jelentőségű, későbbiekben levéltári átadásra kerülő dokumentumok, történeti értékű iratanyagok

Selejtezhető iratok

Az irattározott dokumentumokról elkészítjük az iratári jegyzékeket, melyeken pontosan követhetőek az előre közösen, megbízó és megbízott által meghatározott, Irattári Tervre épülő rendezési irányelvek. Az iratanyagok rendezése során levéltári szakember folyamatos felügyeletét biztosítjuk, valamint az illetékes levéltárral a folyamatos ügyintézést bonyolítjuk.
A további megőrzést igénylő dokumentumokat tartós állagmegóvást segítő dobozokba rendszerezzük, a selejtezésre előkészített iratokat pedig nagy szakítószilárdságú zsákokba csomagoljuk.

Iratanyagok selejtezése

A selejtezésre előkészített iratanyagokról elkészítjük a Selejtezési Jegyzőkönyvet, melyet közös ellenőrzés és jóváhagyó aláírás után tekintünk elfogadottnak. Amennyiben a szervezetre vonatkozik a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvényi előírás, az illetékes levéltár jóváhagyását követően kerülhet sor a selejtezett dokumentumok megsemmisítésre.

Iratanyagok megsemmisítése

A kiselejtezett, nagy mennyiségű iratanyagot cégünk lezárt csomagokban szállítja el futószalagos megsemmisítésre. A megsemmisítés külön kérésre azonnal is megtörténhet, elkerülve ezzel az információk illetéktelenekhez kerülésének lehetőségét.

Abban az esetben, ha a folyamatosan keletkező "bizalmas" és "belső használatra" minősítéssel ellátott dokumentumok mennyisége az irodai megsemmisítő berendezések kapacitását meghaladja, társaságunk állandó szolgáltatásként vállalja ezen iratok lezárt csomagoló eszközökben történő elszállítását. A bizalmas iratok azonnal megsemmisítésre kerülnek, a biztonsági előírásoknak megfelelően, nagy teljesítményű megsemmisítő berendezéssel (EBA Tarnator 4000EC).

A zúzás során létrejött zúzalék nem reprodukálható, papírgyári újrahasznosításra kerül - a környezetvédelmi szempontoknak megfelelően.

A megsemmisítés tényéről Megsemmisítési Jegyzőkönyv készül, melyet megküldünk az előre kijelölt illetékesek részére. Igény szerint a megsemmisítésnél közjegyzői, illetve megbízói jelenlétet biztosítunk.

Iratok költöztetése

Az iratok szakszerű költöztetése nagy precizitást és odafigyelést kívánó feladat. Munkatársaink kizárólag lezárt csomagolóeszközökben, Átadás-átvételi Jegyzéken vesznek át szállításra iratanyagokat, bármely céllal is kerüljön ki az a szervezettől. A szállítás folyamata az ADM Kft. által szabályozott formában történik, a pénz és értékpapír szállítási gyakorlatot alapul véve.

Irattár folyamatos kezelése, külső vállalkozásban való működtetése

Az iratanyagok folyamatos karbantartását és az irattár működtetését keretszerződés alapján vállaljuk. Ez esetben cégünk munkatársai bizonyos időközönként az összegyűlt dokumentumokat rendezik, csomagolják és az általunk kidolgozott Irattári Rendnek megfelelően rakják le azokat az Önök irattárában.

A teljes irattári részleg működtetésének átvételével társaságunk nem csak a rendezési munkafeladatokat látja el, hanem kidolgozza az irattár, mint önálló szervezeti egység menedzselését és biztosítja a dokumentumokhoz való folyamatos hozzáférhetőséget, valamint a külső szervezeti egységek felé történő adatszolgáltatást.

Abban az esetben, ha nem létezik még szervezetüknél szakszerűen kialakított irattár, cégünk több éves szakmai tapasztalatát kínálja fel hasznosításra. Szakembereink felmérik, és a megfelelő engedélyek beszerzése után berendezik irattárukat. Együttműködésünkkel a lehető legrövidebb úton lehetséges egy biztonságtechnikailag, tűzrendészetileg megfelelő és a legjobb helykihasználtsággal rendelkező irattár kialakítása.

Iratok tárolása- és az azokból való adatszolgáltatás

Az ADM Kft. vállalja gazdálkodó szervezetek iratanyagainak saját irattárában történő tárolását.
Irattárunk szinte bármilyen mennyiségű iratanyag befogadására alkalmas.
A tárolt dokumentumok nyilvántartó rendszerünkben gyorsan megtalálhatóak és az arra illetékeseknek akár 3 órán belül is szolgáltatunk adatot gépkocsis kiszállítással, gyorsfutárral, faxon vagy akár hálózaton keresztül is, képi formátumban.

Az adatszolgáltatás folyamata, határideje, valamint az illetékesek meghatározása ügyfelenként külön-külön kerül meghatározásra annak érdekében, hogy a megbízói igények teljes mértékben, egyénre szabottan kerüljenek kiszolgálásra.

Irattárunk a hatósági előírásoknak megfelelően működik és saját belső biztonságtechnikai védettséggel rendelkezik. A helyiségek alkalmasak bármilyen fajta adathordozó megőrzésére és kezelésére.

Internet alapú szolgáltatások

Társaságunk alkalmazkodva korunk technológiai fejlődéséhez, a közeljövőben az Interneten keresztül is elérhetővé kívánja tenni szolgáltatásainak összességét, ezáltal munkatársai ily módon is igénybe vehetik azokat (rendelések, visszaigazolások, nyomon követés stb.). Az illetékes alkalmazottak jelentéseket, statisztikákat is lehívhatnak cégük iratállományának pillanatnyi helyzetéről. Természetesen fejlesztéseink során is a biztonsági szempontokat tartjuk elsődlegesnek, ezzel garantálva az emeltszintű szolgáltatásokat igénybevevő megbízóink részére az információk teljes körű védelmét.

Postai szolgáltatások

Az ADM Kft. vállalja nagy ügyiratforgalmú szervezeteknél a postai szolgáltatások bonyolítását. Szolgáltatásunk magában foglalja az érkező és kimenő posta elszállítását, feladó levelek bérmentesítését, csekkek feladását, valamint a postai formanyomtatványok folyamatos kezelését.

Megrendelésre vállaljuk a postai csomagok elszállítását is.

Csomagoló eszközök értékesítése és gyártása

Dokumentumok kezeléséhez több fajta csomagoló eszközt kínálunk:
A/4-es formátumú, a magyar levéltárak által szabványosított egységdoboz
Nagy teherbírású, önzáródó irattároló doboz
Extra méretű irattároló konténer
Speciális, egyedi igényeknek megfelelő irattároló dobozok

A fentieken túl, társaságunk a selejtezett iratoknak megfelelő, nagy teherbírású zsákokat is forgalmaz.