Az ORCHI e-mail Center jellemzői

Az ORCHI eC szerveroldala illeszkedik a legelterjedtebb levelező kiszolgálókhoz (Lotus Notes, Exchange). A levelekről külön kezelt metaadat-katalógus készül, magukat a leveleket és csatolmányaikat pedig az ORCHI dokumentumkezelő rendszer eszközei menedzselik. A beérkezéskor, illetve a levélkibocsátáskor történik archiválás, biztonsági és tartalomszűrés, beállítható szabály alapú csoportosítás-osztályozás. Az ORCHI eC szerveroldali funkciója a publikálás és levélmegosztás, valamint a levelek differenciált hozzáférés-védelme is. Mindezek a műveletek a katalógusállományon keresztül valósulnak meg.

A kliensoldalon mindehhez a levelezőkliensbe (például Microsoft Outlook) épülő modul tartozik, amely az ORCHI eC szerverfunkcióival kommunikál, például közvetíti a kereséseket, és virtuális archív mapparendszerben mutatja a leveleket. Az állományokhoz való hozzáférés a vállalati jogosultság-rendszerhez illeszkedik, beleértve a dokumentumok tulajdonosainak figyelembevételét is. Az archívum méretét csak a hardveradottságok határolják.

Az archivum elérése a Microsoft Outlook kliensben

Az Orchi szerveren archivált leveleket a MS Outlook esetében egy beépülő modulon (office bővítményen) keresztül érhetik el a felhasználók. A modul funkciói elérhetőek az eszköztáron illetve a legördülő menükön keresztül, amelyek többek között lehetővé teszik a levelek visszanyerését az archívumból.

• címzett neve
• címzett email címe
• feladó neve
• feladó email címe
• a CC listában szereplő címzett neve
• a CC listában szereplő címzett email címe
• a BCC listában szereplő címzett neve
• a BCC listában szereplő címzett email címe
• tárgy
• levél törzse
• feladás időpontja
• beérkezés időpontja
• a levélhez csatolt ( egyes ) állományok szöveges részei

Levél visszaállítása
Kereséskor az eredményben megkapott levelek csak részlegesen vannak visszaállítva. Ezzel a funkcióval az archívumban kijelölt levél vagy levelek teljes visszaállítását tudja elvégezni a felhasználó.

Új archív mappa
Ez a funkció analóg az Outlook új mappa létrehozásával, azzal a különbséggel, hogy itt csak az archív mappa alá lehet új almappákat felvenni. Az új mappa létrehozását az ORCHI katalógus szervere is tárolja, később ennek segítségével tudja felépíteni a mappa struktúrát.

Archív mappa törlése
A felhasználó törölhet mappákat az archívum mappából. Törléskor az ORCHI katalógus szerverről is törlődik az adott mappa bejegyzése. Az esetleg ehhez a mappához hozzárendelt archivált leveleknél a mappára való hivatkozás is törlődik

Szabály létrehozása
A felhasználó létrehozhat a személyes archívumára vonatkozó szabályokat. Ez azt jelenti, hogy a keresés eredményeképpen részlegesen visszaállított levelekkel a szabályokban megfogalmazott feladatok kerülnek végrehajtásra automatikusan.

A szabály a következő feltételeket tartalmazhatja :

• a feladó email címe ez az email cím
• a tárgy mező tartalmazza, nem tartalmazza, pontosan ez, üres, nem üres
• a levél szövege tartalmazza, nem tartalmazza
• a címzett listában szerepel ez az email cím
• a másolatot kap listában szerepel ez az email cím
• a titkos másolatot kap listában szerepel ez az email cím
• a levélhez csatolt dokumentum tartalmazza, nem tartalmazza

A szabály a következő feladatokat tartalmazhatja:

• a levél hozzárendelése egy mappához
• a levél törlése ( törölt státuszura állítja ) az archívumból

Levél publikálása
A felhasználó publikálhat egy vagy több levelet is egyszerre. A publikálás során ki kell jelölnie felhasználót / csoportot / szerepkört akik számára elérhetővé kívánja tenni a level(ek)et, a publikálni kívánt level(ek)et, és azt a globális mappát amelyben a többi felhasználó számára látható lesz a levél.

Publikált levél visszavonása
A felhasználó az általa publikált leveleket visszavonhatja.

Mappa publikálása
A felhasználó publikálhat egy vagy több mappát is egyszerre. A publikálás során ki kell jelölnie felhasználót / csoportot / szerepkört akik számára elérhetővé kívánja tenni a mappát, a publikálni kívánt level(ek)et, és azt a globális mappát amelyben a többi felhasználó számára látható lesz a mappa.

Publikált mappa visszavonása
A felhasználó az általa publikált mappákat visszavonhatja.

Levél kategorizálása
A felhasználó kategorizálhatja a saját archívumába tartozó leveleket. A kategorizálás során a leveleket az előre definiált, vagy a felhasználó által létrehozott mappák alá sorolhatja, így a következő megjelenítéskor már az alatt a mappa alatt fogja megtalálni a levelet. A nem kategorizált levelek közvetlenül az ORCHI archívum mappája alá kerülnek alapesetben ha az adminisztrátor másképp nem állítja be. Az adminisztrátor egyszerre rendelhet mindenkihez ugyanolyan mappastruktúrát és ebből kijelölhet egyet, ahová a nem kategorizált levelek bekerülnek.

Az archivált levelek az ORCHI szerveren vannak fizikailag eltárolva, a kliens oldalon csak logikailag jelennek meg. A felhasználó egy keresés indításával töltheti fel a saját archívumának mappáit, ami kezdetben vagy tartalmaz, vagy nem tartalmaz leveleket az adminisztrátor beállításaitól függően. A keresés feltételeinek megfelelő levelek főbb tulajdonságaikkal együtt megjelennek az archívumhoz rendelt mappában, tehát csak részlegesen kerülnek letöltésre. Ilyenkor a felhasználó csak referenciát kap az egyes levekre, ezzel növelve a válaszadás sebességét. Ha a felhasználó kíváncsi a keresési eredményben található valamelyik levélre, akkor azt kiválasztva letöltheti a levél teljes tartalmát, vagy visszaállíthatja a keresési eredményben megkapott összes levelet. Ez a művelet a felhasználó számára teljesen átlátszó módon megy végbe.

Letölthető termék leírás >>> (pdf 450 KB)