ORCHI Invoice Approval for SAP

Tartalom:

A manuális számlaigazolási rendszer hibái
A rendszer előnyei
A rendszer működése
Az alkalmazás funkciói



Minden vállalat életében fontos szerepet töltenek be a pénzügyi folyamatok. Az ORCHI Invoice Approval for SAP olyan alkalmazás, amellyel a vállalatok számlaigazolási folyamata, a kifizetések lebonyolítása jól definiált keretek között történik.

A manuális számlaigazolási rendszer hibái

A bejövő számlák igazolásával kapcsolatban az alábbi anomáliák, hibák fogalmazhatók meg:
• Túlságosan hosszú időt vesz igénybe a bejövő számlák és mellékleteik belső, szervezetek, illetve    leányvállalatok közötti kézi, illetve postai továbbítása, mozgatása. Így a bejövő számlák igazolására    fordított idő rendkívül hosszú, aminek következtében az ÁFA visszaigénylés kapcsán jelentős likviditási    hátrány sújtja a vállalatot.
• Egy számla, illetve mellékletei elkallódhatnak.
• A bejövő számla igazoláskor az erre jogosult személyeknek nem mindig áll azonnal rendelkezésre a    számla kiállítására jogalapot nyújtó szerződés, teljesítésigazolás.
• A bejövő számla igazolási fázisának állapota nem kérdezhető le, nem tudható meg egyszerűen, hogy    hol tart a folyamat.
• A banki átutalási javaslat elkészítésének ideje hosszú.
• Egy-egy számla keresési ideje akár néhány napig is eltarthat.

A rendszer előnyei

A bejövő számláknak és mellékleteiknek, a belső szervezetek, illetve leányvállalatok közötti kézi, illetve postai továbbítását, mozgatását megszünteti.
A bejövő számlák igazolására fordított idő csökken, így ÁFA visszaigénylés kapcsán jelentős likviditási előnyökhöz – nyereséghez – jut a vállalat.
Az ORCHI Invoice Approval alkalmazás használatával a számlák mozgása abszolút nyomonkövethető.
Megszünteti a számla, illetve mellékletei elvesztését
A bejövő számla igazoláskor az erre jogosult személyeknek rendelkezésre áll a számla kiállítására jogalapot nyújtó szerződés is.
A bejövő számla igazolási fázisának állapota bármikor pontosan lekérdezhető, meghatározható.
Egységes számlaigazoltatási rend kerül kialakítása. A számlák igazolása a költség-objektum szempontjából történik, aminek következtében a könyvelés korrekt lesz.
A banki átutalási javaslat elkészítésének ideje jelentősen csökken.
Illetéktelen beavatkozással a számla, illetve a mellékleteinek módosítása teljességgel kizárt.
A jogosultsági rendszer hierarchikus kezelésű, rugalmas, a napi igényekhez alkalmazkodó.
Biztosított az egyes végrehajtott elektronikus munkalépesek követése naplóból.
Biztosított a számlák közhiteles tárolása.
Biztosított a meglévő informatikai rendszerekhez történő integrálás.
A rendszerben az egyes számlák egyedi azonosítóval rendelkeznek.
Egy-egy számla keresési ideje nem haladja meg az 5-6 másodpercet.
Az elektronikus és az eredeti papír alapú számlák között korrekt, és azonnal visszakereshető megfeleltetési rendszer van.
Az elektronikus számlák és az SAP alapú „dokumentumok” között korrekt, egyértelmű és azonnal visszakereshető megfeleltetési rendszer működik.
A rendszerben már kialakított folyamatok rugalmasan változtathatók, fejleszthetők.
Az alkalmazás a megrendelő igényeihez rugalmasan alkalmazkodik.

A rendszer működése

Az elektronikus számlaigazolás folyamatának lépéseinél teljesen indifferens, hogy szolgáltatás, vagy tárgyi eszközök, anyagok számlaigazolásáról beszélünk.
Az „elektronikus irat”, azt jelenti, hogy a teljes információ–tartalmat – azaz, a dokumentum teljes képét (image) – elektronikusan, a számítógép számára kezelhető, megjeleníthető módon tároljuk. Az ORCHI Invoice Approval rendszeren belül, az elektronikus iraton, mindenképpen olyan dokumentum értendő, amely a kibernetikus térben úgy viselkedik, mint a papír, pl. kézzel írt széljegyzetek, aláírások, stb. elhelyezhetők rajta és az eredeti dokumentum nem változik meg.

Általában használt folyamatok Számla érkeztetése. Számla nyilvántartásba vételét biztosító munkalépés. A beérkezett számla az iktatóban iktatásra kerül. A számlát és mellékleteit egyedi azonosítóval látják el az iktatóban. A számlát és mellékleteit az iktatóban beszkennelik. Ezután a papír alapú dokumentumok lefűzésre, irattárolásra kerülnek. Az iktatóból az alkalmazással elektronikusan továbbításra kerülnek likvidációra a beszkennelt számlák és mellékleteik.
	Az Invoice Approval a megfelelő jogosultsággal rendelkező személynek megjeleníti az elintézendő számlák állományát. Az elintézendő számlák elektronikus állományából az illetékes ügyintéző kiválasztja a számla dokumentumot ügyintézésre. A likvidátor a számlák elektronikus képét megvizsgálja, hogy megfelel-e a számla formai követelményeinek: vevőadatok, szállítóadatok, aláírás, számszaki vizsgálat, fizetésre vonatkozó adatok, stb. Amennyiben a számlának alaki hiányossága van, a számla nem kerül ki az iktatásból, ám visszaküldésre kerül a szállítónak.
Ha a számla megfelelő, az SAP FI-ben előrögzítésre kerül. Az ORCHI IA-ban automatikusan megjelenik egy iktatandó számla képe, melyet a monitorról olvasva kell rögzíteni az SAP-ben a szokásos módon. A művelet végén a számla egyedi azonosító értékét is rögzíteni kell. Ezzel a költségobjektumot még nem terhelik meg, illetve a kifizethetőség nem automatikus. Egy 300 oldalas számlát hogyan lehet majd a képernyőről könyvelni, vetődik fel a kérdés a felhasználó részéről? Nagyon egyszerűen: egy időben az SAP és az ORCHI Invoice Approval rendszer is látható – felül, felerészben az SAP és alul, másik felerészben az ORCHI Invoice Approval alkalmazás – a megfelelően nagyméretű – 19-21 hüvelyk – képernyőn, és ekkor az ORCHI-ban megjelenő számlaképről egyből könyvelhetők a tételek az SAP-ben.

A formailag megfelelő számláról a likvidátor eldönti, hogy kell-e a teljesítését igazolni, illetve, hogy a számla tartalmazza-e a teljesítésigazolást. Amennyiben igen, akkor a számla elektronikusan továbbításra kerül a megfelelő szakterülethez. A teljesítést igazoló felelős munkatárs megvizsgálja a szerződést és a teljesítést, és elvégzi a teljesítésigazolást. Annak érdekében, hogy minél előbb a társaság rendelkezésére álljon az, az információ, hogy mit kell bizonyosan fizetni, és mit nem, a rendszerben „számla-igazolási határidő”-t lehet beállítani.

A számla-likvidátor összehasonlítja a beérkezett számla dokumentációját a beszerzési megrendeléssel, illetve megnézi, hogy a teljesítést igazoló munkatárstól megérkezett-e a teljesítésigazolás, és ezt összeveti a szállítótól érkezett dokumentációval. Az esetleges eltérés megállapítása. Amennyiben a számlát minden igazoló jóváhagyta, akkor megtörténik a számla könyvelése az SAP rendszerbe. A folyamat hasonló a számlák iktatásához, vagyis az ORCHI és az SAP egyidejű használatával az adatokat rögzítik az SAP rendszerben Amennyiben nincs eltérés, a számla végleges könyvelésre kerül kifizethető státusszal.

A likvidátor a rendelkezésre álló adatok alapján megállapítja, hogy a hatásköri szabályzatnak megfelelően történt-e a likvidálás. A likvidátor megvizsgálja, hogy a hatásköri szabályzatnak megfelelő pénzügyi utalványozás szükséges-e. Ha az érvényes szabályzat szerint szükséges pénzügyi utalványozás, akkor elküldésre kerül a rendszerben az igazoló személynek. A számla utalványozására jogosult személy megvizsgálja a számla dokumentációját, a szerződést és a teljesítést. Megállapítja, hogy a számla teljesíthető-e, vagy vissza kell utasítani, vagy kiegészítésre a szállítónak vissza kell küldeni.

Számla kifizetés előtti jóváhagyása. A számla kifizetés előtti jóváhagyás céljából elektronikusan továbbításra kerül a pénzügyi utalványozóhoz. Tekintettel arra, hogy egy cégnek több bankja lehet, amelyekből az utalásokat végzik, ezért az ellenőrizendő számlákat automatikusan szétválogatja a rendszer a bankok alapján is. Az SAP-ben elkészítik a banki átutalási, fizetési „javaslati listát”, amelyet még egyszer leellenőriznek, hogy a számla megfelelő tartalmi elemei rendben vannak-e. A banki utalványozó szignálja a számlát és a kifizetés dátumát ráírja a számla űrlap megfelelő mezőjébe.

Mivel az összeg nagyságától is függhet, hogy ki jogosult utalványozni, a rendszer figyeli ezeket a feltételeket is. Az IT rendszer – a likviditást erősítendő – szétválogatja az „idegen”, és a saját bankos utalásokat – így egy napi különbözőséggel lehet utalni. Az IT rendszer szétválogatja az elektronizált számlákat, a kézzel megadott fizetési határidő-tartomány szerinti, különféle banki kötegekbe. Majd, a képernyőn látható adatokat a felhasználó összeveti a számlák adataival, és amennyiben szükséges, akkor az ORCHI Invoice Approval-ben módosítják a bevitt adatokat.

Amikor az összes az intervallumban szereplő számla ellenőrzése megtörtént, akkor a felhasználó kilépésekor az ORCHI Invoice Approval elkészíti azokat az állományokat – fájlok -, amelyek az SAP egy erre a célra megírt úgynevezett „Batch Input Mappa”-ja segítségével, majd egy későbbi műveletben visszaírhatók az SAP-be, hogy a végleges fizetési lista ezek után lefuttatható legyen az SAP-ben. Ami billentyűzetről bevihető, az mind elkészíthető automatikusan a „Batch Input Mappa” segítségével.

Ezen ellenőrzés után újra lekérdezik a listát az SAP-ben, ám ekkor a végleges „Fizetési lista” riportot futtatják le, amely egy szöveges fájlt készít a banki terminál számára, és egy papír alapú listát is. A konkrét utalások a banki terminálokból történnek, a különböző bankok és listák alapján. A kifizetés bizonylatszámát az SAP-ben tárolják.

Az alkalmazás funkciói

Az iratok elektronikus tárolása Az ORCHI Invoice Approval alkalmazás az iratok tartalmi – képi – tárolását végzi. Ennek keretében, a hagyományos, papír alapú iratokat megadott terjedelemig, digitalizálással – úgynevezett lapolvasással – visszük be és tároljuk le. A dokumentumtárolás a felhasználók számára átlátszó, amely tulajdonság lehetővé teszi a dokumentumokhoz a hozzáférést, a dokumentumok megtekintését anélkül, hogy másolatokat készítenénk róluk, azaz egy dokumentumot akár tízen is nézhetnek egy időben – megfelelő jogosultságok birtokában.

Közhiteles tárolás Az üzleti élet számtalanszor kerül abba a helyzetbe, hogy egy adott dokumentum megérkezését, vagy meg nem érkezését, tartalmát a bíróság előtt közhiteles módon igazolnia, bizonyítania kell. Ezt a követelményt valósítja meg a közhiteles tárolás, amelynek során a rendszerben, egy, már letárolt dokumentumot nem lehet törölni. A papír alapú rendszerekben, a közhiteles tárolást az iktatókönyv, és maga a papír alapú dokumentum adja, amelyeknek, a jogszabály szerinti egyik funkciója, hogy a beérkező, illetve a kiküldött dokumentumok meglétét, tartalmát, iktatását, hitelt érdemlően bizonyítsa. Az ORCHI Invoice Approval dokumentum–tároló és visszakereső rendszer közhiteles kialakításán keresztül biztosítja a közhitelességet, azaz, ahhoz, hogy az informatikai rendszerbe beiktatott dokumentum iktatási tételét és magát a dokumentumot soha ne lehessen meg nem történté tenni. Ez azt jelenti, hogy a rendszert úgy alakítottuk ki, hogy az elektronikus iktatókönyv meghatározott mezői közhiteles információt tartalmaznak – nem törölhetők, nem módosíthatók –, az iktatás, tehát az irattárba történő dokumentum behelyezése után a közhiteles mezőkben lévő információt, illetve magát a dokumentumot többé nem lehet a rendszerből kitörölni, illetve kicserélni. Nem lehet továbbá, azokat a szervezőket, dokumentumokat sem kitörölni, amelyek a közhiteles iktatással ellátott szervezőben tárolunk. Biztosítottuk tehát, hogy az egyszer már iktatott információkat, iratokat többé ne lehet kitörölni a rendszerből. Viszont az egyéb iktatókönyves–információk módosíthatók.

Az események naplózása Az ORCHI Invoice Approval rendszer használata során a felhasználók, minden lényeges tevékenységét naplóba rögzíti. A naplómentés, továbbá a teljes, élő, aktuális, valamint a mentett naplószövegben a „szűrt” visszakeresés, valamint a napló manipulációmentessége evidencia.
A naplózás során rögzítésre kerül, hogy melyik felhasználó, melyik űrlapmezőbe mikor, mit írt be, azaz a felhasználók teljes tevékenysége.

A dokumentumok rejtjelezett tárolási lehetősége Mivel a minősített iratok esetében, a fizikai tárolásnál is felvetődhet a rejtjelezett tárolás követelménye, illetve intézményen belüli mozgatásnál is szükséges lehet egy belső kódolás, emiatt a rendszer az elektronikus iratok rejtjelezését megvalósító funkciót tartalmazhatja. A jogosultsági hierarchia Az elektronikus dokumentum–tároló és visszakereső–rendszerben szigorú jogosultsági hierarchia van beépítve, amelynek használatával korlátozni és szabályozni lehet a módosítási, a törlési, a keresési és a megtekintési funkciókat. Hierarchia építhető ki a szervezeti egységek, a dokumentum típusok, sőt egyes dokumentumok között is.

A jogosultsági hierarchia technikai lehetőségei Az elektronikus dokumentum–tároló és visszakereső–rendszerben elvben tetszőleges számú felhasználót és felhasználói csoportot lehet definiálni. A jogosultságok minden csoporthoz és minden felhasználóhoz tetszőlegesen hozzárendelhetők. A felhasználó alapesetben a csoportjához tartozó jogosultságot örökli. Külön jogosultsághoz kötött a dokumentumok adatlapjának listázása, a dokumentumok megtekintése, törlése, az adatok módosítása, azaz gyakorlatilag minden, a dokumentumokkal kapcsolatos „manipuláció”. Külön jogosultság rendelhető a dokumentumok tárolásához is, amellyel pl. olyan felhasználói profil definiálható, amely csak a rendszerbe való adattöltésre jogosult, viszont semmi egyébre nem. A dokumentumok leíró rekordjai a – könyvtáraknál megszokott, természetes katalogizálásnak megfelelő módon – ún. katalógusokba rendezhetőek. A felhasználók jogosultságait minden katalógusra külön–külön szabályozni lehet. A jogosultság ilyen szintű kiosztásával elérhető, hogy pl. bizonyos számlákhoz egy szűk kör férjen hozzá, azonban a kapcsolódó dokumentációkhoz mindenki. A beolvasott, letárolt információ hosszú távú, biztonságos tárolása Az elektronikus dokumentum–tároló és visszakereső–rendszer támogatja a számítástechnikában jelenleg ismert hosszú távú tárolási módokat. Olyan háttértároló – optikai lemezkönyvtár – integrálható a rendszerbe, amelynek adathordozói rendkívül nagy megbízhatóságú, egyszer írható optikai lemezek. A biztonságos adattárolás mellett a rendszer belső adminisztrációja az adatokkal, dokumentumokkal kapcsolatos eseményeket rögzíti és naplózza, lehetővé téve a későbbiekben az igazolást. Ennek megfelelően a rendszer biztosítja a napló – log – CDR-re történő, egymás utáni, sorszámozott felírását, amely így biztonságos helyen tárolva kiküszöböli a napló manipulálhatóságát.

Az elektronikus dokumentumok hozzáférhetősége – Security Az ORCHI Invoice Approval alkalmazás tartalmaz egy úgynevezett adatvédelmi – Security – modult, amelynek segítségével a dokumentumok mikro szinten rendelhetők felhasználói csoportokhoz, felhasználókhoz, illetve a dokumentumot egyedi tulajdonságokkal láthatjuk el. Például az illető felhasználó megnézheti a dokumentumot, jegyzetet fűzhet hozzá, kinyomtathatja, ugyanakkor egy másik felhasználó csak beviheti a dokumentumot a rendszerbe, vagy csak a megtekintéshez van jogosultsága, és így tovább.

A dokumentumarchiválási, ügyviteli folyamatok felügyelete, optimalizálása A folyamatok támogatására, optimalizálására két egymástól független lehetőséget nyújt a rendszer. Riportok Listázási lehetőség, hogy kik nem végezték el a számla-likvidálást határidőre. A jelentéseket az ügyviteli folyamatok optimalizálására lehet alkalmazni, pl. a folyamat megváltoztatására van szükség, ha a folyamat egy csomópontjának az áteresztő képessége túl alacsony és így a várakozási sor szinte mindig hosszú. Amennyiben, a probléma oka, az elvégzendő munka komplexitása, akkor célszerű lehet a folyamatot tovább bontani, és egy közbülső állomást is beiktatni. Hasonlóan a jelentések segítségével lehet a munkaidő beosztást is optimalizálni, úgy, hogy a mindenkori munkaerő létszám arányos legyen a beérkező – feldolgozandó – dokumentumok számával Statikus riport szolgál pl. a rendszerben lévő dokumentumok – az ügyviteli folyamat szerinti – állapot alapján történő megjelenítésére. Ezekkel a jelentésekkel lehet az egyes feldolgozási sorok hosszát megtekinteni, segítségével pontos képet kaphatunk, az aktuális helyzetről, esetleg a munka feltorlódásáról, és ennek tükrében még időben beavatkozhatunk.

Az úgynevezett dinamikus riportok, egy folyamat eredményéről tájékoztatják a felhasználót. Ezekkel a jelentésekkel a teljes ügyviteli folyamatot jellemző mutatókat kaphatunk meg. Ilyen a teljes rendszert jellemző mutatók lehetnek: egy beérkező rendelés feldolgozási ideje a beérkezéstől számítva a teljesítésig – minimum/maximum/átlag –, vagy pl. az archiváló rendszeren átáramló dokumentumok leghosszabb ideig tartó várakozásai a munkafolyamat egyes pontjain.

Képmegjelenítés Az előző pontban meghatároztuk, hogy a számla dokumentum „Vonalkód” azonosítóját az SAP megfelelő modulja adatátvitellel letárolja. A letárolt Vonalkódazonosító alapján van lehetőség arra, hogy a számla képi dokumentumát közvetlenül az SAP-ből megjelenítsük.

A kimenő elektronikus dokumentumok feldolgozása lapolvasó nélkül, virtuálisan Ezen megoldás alkalmazása esetén, az elektronikusan letárolandó kimenő dokumentumokat nem nyomtatjuk ki papírra, hanem elektronikus képet készítünk az MS Word dokumentumból, a Cyb´papír nevű programmal. Ez a program alkalmas arra, hogy a Word dokumentumból egy gombnyomásra készítsen kvázi lapolvasott dokumentumot, azaz nyomtat és szkenner egy időben. Tehát egy lépésben elvégezzük a „nyomtatást” és a „lapolvasást”.

A lapolvasás minősége ekkor ideális lesz, azaz, össze sem hasonlítható a szkennerek által beolvasott bármely minőséggel. Messze meghaladja azok minőségét. Valamint egy külön erre a célra elkészített MS Word alkalmazással letároljuk azokat az információkat a Word dokumentum szerkesztése során, amelyek a dokumentumok „lapolvasás” utáni indexeléséhez szükségesek. Azaz, az időigényes indexeléssel nem kell foglalkoznunk. Tehát az időrabló lapolvasás és az indexelés elvégzése automatizáltan megy végbe ennél a megoldásnál. Ezen megoldás alkalmazása esetén óriási költségmegtakarítást tudunk elérni azzal, hogy kb. 50%–al kevesebb nyomtatópapírt, festékszalagot, nyomtató elhasználódást kell kalkulálnunk, és mintegy 80%–al kevesebb lapolvasást és ehhez tartozó emberi munkaidőt. Továbbá a teljes indexelést fele annyi idő alatt lehet végrehajtani az automatizálás következtében.