A Rendszer felépítése

1.1    felületek leírása, munkafolyamatok konkrét meghatározása

1.1.1   A kliens felület szerkezeti felépítése

A mindennapi munkához használt kliensfelület kialakítása az 1-es ábrán tekinthető meg.

1.       ORCHI Iktató Modul - kliens felhasználói felülete

A felhasználói felület megjelenítése és funkcionális használata nem különbözik más Windows-ban alkalmazott felhasználói programoktól. Az ablak felső részén található a menüsor, amelyből a program egyes funkció érhetők el. Lejjebb található ikonsorral a felületen található egyes elemek rejthetők el vagy jeleníthetők meg, illetve egyéb funkciókkal rendelkeznek az itt megjelenített ikonok. A felület bal oldalán található az úgynevezett coolbar, amely több fület tartalmaz. Az Típusok fülről indíthatók az általános előre definiált keresési listák valamint itt készíthetők el az egyéb lekeresések. Az Általános katalógusok fülön találhatók az általános katalógusok. A Munkafolyamatok fülön kategorizálva megtalálhatók az egyes munkafolyamati lépések, ahol a munkafolyamat nevére kattintva egy új ablakban elindítható az adott munkafolyamat lépés. Természetesen itt csak az adott felhasználó jogosultsági szintjének a megfelelő munkafolyamat lépések jelennek meg. Az utolsó fülön találhatók az adott felhasználóhoz tartozó Személyes mappák. A kliens legalsó felületén található az állapot sor, amely bizonyos információkat szolgáltat a felhasználó számára.

Az ORCHI kliens használatáról felépítéséről valamint funkcióiról bővebben az ORCHI kliens általános felhasználói kézikönyvben olvashat.

1.1.2  A munkafolyamat felületeinek az általános felépítése

A munkafolyamati lépések felületeinek a meghatározása során a következő általános, de nem minden munkafolyamati lépésben igaz felületi kialakítást követi a rendszer. A munkafolyamatok megjelenési felületeit három egymástól funkcionálisan elkülöníthető felületre osztottuk fel. Az első felület a táblázatos nézet a második felületi egység az adatlapos nézet valamint a harmadik felületi nézet a történet.

2.       Általános munkafolyamat felület táblázatos nézet

Azoknál a munkafolyamati lépéseknél, ahol mind a három felület megtalálható a felhasználó a munkafolyamatok elindítása után egy a munkafolyamat felületén megjelenő listában tekintheti meg az adott munkafolyamathoz tartozó és rá váró feladatokat ezt a felületet nevezzük táblázatos nézetnek. A listában az adott feladatra vonatkozó egyéb információk is megtalálható. Ezen a felületen kerül elhelyezésre egy megjegyzéseket, valamint dokumentumokat megjelenítő felületi vezérlő továbbá a Frissít, Bezár, valamint a Történet gomb illetve  megtalálhatók az adott feladathoz szükséges speciális felületi elemek, gombok, mezők és a listába található elemek szűréséhez szükséges vezérlők. A Frissít gomb segítségével a megnyitott munkafolyamati lépéshez tartozó és a megnyitás óta keletkezett rá váró feladatokat tudja lekérdezni. A Bezár gomb segítségével tudja a megnyitott munkafolyamatot bezárni. A Történet gomb segítségével tudjuk az aktuálisan kiválasztott rekordhoz tartozó történeti nézetet megjeleníteni. A feladat kiválasztása történhet a lista megfelelő elemén történő dupla kattintással is. A táblázatos nézet felületkialakítása valamint funkcionális működése minden munkafolyamati lépésben azonos, ahol megtalálható. Az adatlapos nézetben mindig az adott munkafolyamati lépésnek megfelelő felületi elemek jelennek meg. A felületek bemutatása az adott munkafolyamati lépés bemutatásában történik meg. A történet felületen a dokumentummal az élete során történt eseményeket tudjuk megtekinteni megfelelően csoportosítva és megjelenítve.

Vannak az ORCHI Iktató Modulban olyan munkafolyamat lépések is amelyekhez nem tartoznak táblázatos nézetek, ebben az esetben a munkafolyamat elindítása után rögtön az űrlapos nézet jelenik meg az adott munkafolyamathoz szükséges felületi elemekkel.

1.1.3  A iktatás és ügyiratkezelés munkafolyamatainak a konkrét meghatározása

Az adatok visszakeresése a rendszerben az ORCHI kliens felhasználói kézikönyvben leírtak alapján történhet meg.

3.       Az adatok visszakeresése az ORCHI Iktató Modulban

Irat felvétele a rendszerbe: a szervezethez beérkező összes papíralapú dokumentum átmegy az irat felvétele a rendszerbe munkafolyamati lépésen, amikor a dokumentum egy egyedi és folyamatosan növekvő, valamint minden évben újrainduló érkeztetési számot kap. Az irat felvétele a rendszerbe munkafolyamat lépés felületi kialakítására jellemző, hogy a felületen csak az adatlapos nézet található meg. A munkafolyamat elindítása után az adatlapos nézet jelenik meg. A posta felbontása követően az érkeztető szerepkörrel rendelkező személy a következő adatokat tudja rögzíteni az ORCHI Iktató Modulban az érkeztetés munkafolyamati lépés űrlapos felületén:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Partner adati	A küldemény feladójára vonatkozó adatok.
Címzett adatai	A címzettre vonatkozó adatok.
Saját kézbe	Vagy V.I.P. Ebben az esetben a dokumentum nem kerül iktatásra.
Irat iránya	Bejövő, kimenő, helyi.
Oldalszám	A dokumentumhoz kapcsolódó oldalak száma.
Példányszám	A dokumentum példányainak a száma.
Mellékletek száma	A dokumentumhoz tartozó mellékletek leírása.
Érkezési mód	Amely lehet (Levél, Csomag, E-mail, stb.)
Érkezés dátuma	A beérkezés dátuma.
Határidő	A dokumentum kezelésére vonatkozó teljes időtartam.
Tárgy	A dokumentumhoz kapcsolódó információ.
Kezelési utasítások	A dokumentumra vonatkozó kezelési utasítások
Minősítés	A dokumentum minősítése

A táblázatba feltüntetett adatok közül a partner adatai a partnertörzs segítségével egy lenyíló listából választható ki, valamint ugyanígy választható ki a címzett adatai, küldemény típusa, minősítés adatok is. A saját kézbe opció rádió gomb segítségével választható ki. A kezelési utasítás kiválasztása egy jelölő négyzet segítségével történik meg. A tárgy, példányszám, mellékletek száma szöveges mezőként szerepel. Az irat iránya lenyíló lista segítségével adható meg. Az érkeztetés dátuma érték felvitelekor a rendszer csak az időben visszafele történő dátumkiválasztást engedélyezi az érkeztető személy számára. Az adatok rögzítése után a felhasználó az adatokat a Mentés gombbal tudja érkeztetni az Mégsem gombbal tudja elvetni az Új gombbal pedig új bevitelt tud indítani a felhasználó. Az adatok mentése után a felhasználónak a továbbküldésre a következő lehetőségei vannak, amelyet a felületen található gombok kiválasztásával tud végrehajtani. Abban az esetben, ha a dokumentumnak nem szükséges egyik munkafolyamati lépésbe sem bekerülnie, akkor a Kuka feliratú gombra kattintva az érkeztető személy a dokumentumot Kuka munkafolyamati lépésbe tudja továbbítani. Illetve a harmadik lehetősége a dokumentum továbbküldésre, amikor a dokumentumot közvetlenül Központi iktatásra továbbítja az érkeztető személy ebben az esetben a Iktatás nevű gombot megnyomva, tudja a dokumentumot a Központi iktatás munkafolyamati lépésbe továbbítani. Az ÁK iktatás gombbal a dokumentumot az osztály átadó könyvébe tudjuk iktatni. A Köröztetés, Jóváhagyás, Minősítés valamint a Szignálás gombbal a megnevezésnek megfelelő funkciókat tudjuk végrehajtani. A Tov. ÁK iktatás valamint a Tov. KP Iktatás gombbal az adott dokumentumot egy adott felhasználó Átvételre váró iratok munkafolyamat lépésébe tudjuk továbbítani.

4.       Az Irat felvétele a rendszerbe munkafolyamat lépés felületi kialakítása

Átvételre váró iratok munkafolyamat lépés: ebben a munkafolyamat lépésben történik a dokumentumok átvétele. Ebben a munkafolyamat lépésben az adott felhasználónak továbbított dokumentumok jelennek. A felhasználó a dokumentummal a felületen található gombok által nyújtott funkciókat tudja elvégezni. A dokumentumot iktathatja az átadó könyvbe az Átadó könyvbe iktatás gombbal vagy központi iktatás végezhet a Központi iktatás gombbal. Az ügyintézés gombbal tudja a saját ügyintézés moduljába továbbítani az adott dokumentumot. felhasználónak lehetősége van egyszerre több dokumentum kijelölésére is. A munkafolyamat lépésben adatbevitel nem történik. A dokumentumhoz újabb megjegyzéseket vehet fel.

5.       Átvételre váró iratok munkafolyamat lépés felületi kialakítása

Téves munkafolyamat lépés: ennek a munkafolyamat lépésnek a segítségével lehet a hibásan érkeztetett dokumentumokat kivenni a munkafolyamatból. A munkafolyamat lépés az érkeztető szerepkörrel rendelkező felhasználók használhatják. A munkafolyamat lépés felületén megtalálható mind a táblázatos nézet mind pedig az űrlapos nézet valamint a történet felület is. Az űrlapos nézetben a megfelelő adatok kitöltése után a Téves gombra kattintva tudjuk a dokumentumot a munkafolyamatból eltávolítani ezáltal a dokumentum lezárt állapotba kerül. A táblázatos nézetben bizonyos feltételeknek megfelelően jeleníthetjük meg a tévesen iktatott dokumentumokat. A követezőekben a Téves munkafolyamati lépés felületi kialakítását tekinthetjük meg.

6.       A Téves munkafolyamat lépés felületi kialakítása

Iktatás átadó könyvbe munkafolyamat lépés: ennek a munkafolyamat lépésnek a segítségével tudjuk az osztályra érkező dokumentumokat iktatni. A felületén megtalálható mind a három felületi nézet. Ebben az űrlapos nézetben a Kiemelt ügyintéző szerepkörrel rendelkező felhasználóknak van lehetőségük a dokumentumok átadó könyvbe történő iktatására.

Az átadó könyvbe történő iktatás során az űrlapos felületen található fa struktúrába elhelyezhető az iktatandó dokumentum. A fa struktúra tulajdonképpen a fizikai átadó könyv szerkezeti felépítését jelképezi. Az átadó könyvbe történő iktatás során a következő adatok kerülnek rögzítésre, amelyet az ORCHI Iktató Modul automatikusan generál:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Év	Iktatás éve
Iktatószám	A dokumentum iktató száma

A felületen az Előzménykeresés, Táblázatos nézet, Történet, Kilépés, Új, Mégse, Mentés gombok találhatók meg. A Táblázatos nézet gombbal a táblázatos nézetet jeleníthetjük meg, abban az esetben, ha a felületen megkezdett, de be nem fejezett művelet van a rendszer figyelmeztet az adatok mentésére vagy elvetésére. Az Előzménykeresés gomb segítségével tudjuk megjeleníteni az előzménykeresés lapot, ahol a felületi elemek segítségével tudunk az aktuális dokumentumhoz kapcsolódó előzőleg már iktatott dokumentumokat keresni és kapcsolni. A Kilépés gomb segítségével az Iktatás átadó könyvbe munkafolyamat lépést lehet bezárni. A Mégse gombbal a már megkezdett, de befejezni nem kívánt bevitelt tudjuk megszakítani. A Mentés gombbal a rögzített adatokat tudjuk elmenteni. A mentés után a dokumentum kap egy egyedi és folyamatosan növekvő valamint minden évben újrainduló iktatási sorszámot számot, valamint megkapja az ORCHI által és a követelményeknek megfelelően generált átadó könyvi iktató számot. Abban az esetben, ha alszámos iktatást alkalmazunk a szűrési feltételeknek megfelelően tudjuk a lenti táblázatban megjelenő alszámokat megjeleníteni. Az Iktatás átadó könyvbe munkafolyamat lépés felületi kialakítás lent tekinthetjük meg.

7.       Az Átadó könyvi iktatás munkafolyamat lépés felületi kialakítása

Iktatás: ennek a munkafolyamat lépésnek a segítségével tudjuk a dokumentumokat iktatni. A felületén megtalálható mind a három felületi nézet. Ebben az űrlapos nézetben az Iktató szerepkörrel rendelkező felhasználóknak van lehetőségük a dokumentumok átadó könyvbe történő iktatására.

A központi iktatás során az űrlapos felületen található fa struktúrába elhelyezhető az iktatandó dokumentum. A fa struktúra tulajdonképpen a fizikai átadó könyv szerkezeti felépítését jelképezi. Az átadó könyvbe történő iktatás során a következő adatok kerülnek rögzítésre, amelyet az Iktató Modul automatikusan generál:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Év	Iktatás éve
Iktatószám	A dokumentum iktató száma

8.       Az Iktatás munkafolyamat felületi kialakítása

A felületen az Előzménykeresés, Táblázatos nézet, Történet, Kilépés, Új, Mégse, Mentés gombok találhatók meg. A Táblázatos nézet gombbal a táblázatos nézetet jeleníthetjük meg, abban az esetben, ha a felületen megkezdett, de be nem fejezett művelet van a rendszer figyelmeztet az adatok mentésére vagy elvetésére. Az Előzménykeresés gomb segítségével tudjuk megjeleníteni az előzménykeresés lapot, ahol a felületi elemek segítségével tudunk az aktuális dokumentumhoz kapcsolódó előzőleg már iktatott dokumentumokat keresni és kapcsolni. A Kilépés gomb segítségével az Iktatás munkafolyamat lépést lehet bezárni. A Mégse gombbal a már megkezdett, de befejezni nem kívánt bevitelt tudjuk megszakítani. A Mentés gombbal a rögzített adatokat tudjuk elmenteni. A mentés után a dokumentum kap egy egyedi és folyamatosan növekvő valamint minden évben újrainduló iktatási sorszámot számot, valamint megkapja az ORCHI által és a követelményeknek megfelelően generált átadó könyvi iktató számot. Abban az esetben, ha alszámos iktatást alkalmazunk a szűrési feltételeknek megfelelően tudjuk a lenti táblázatban megjelenő alszámokat megjeleníteni.

Irattárózásra váró iratok munkafolyamat lépés: ebben a munkafolyamat lépésben jelennek meg a központi irattárózásra váró dokumentumok. Ennek a munkafolyamatnak a használata csak az irattáros szerepkörrel rendelkező felhasználóknak lehetséges. A munkafolyamat lépésben adatrögzítés nem történik, a kiválasztott dokumentumot irattárba helyezni illetve az Irattárba helyezés munkafolyamatot elindítani az Irattárba helyezés gombbal tudjuk.

9.       Irattárózásra váró iratok munkafolyamat lépés felületi kialakítása

Irattárba helyezés munkafolyamat lépés: ennek a munkafolyamat lépésnek a segítségével lehet a dokumentumokat az irattárba helyezni. A felületén megtalálható mind a három felületi nézet. Az irattár munkafolyamat lépést az irattár szerepkörrel tartozó felhasználók indíthatják el. A dokumentum irattárba helyezése során a felhasználónak a következő adatokat kell rögzíteni:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Irattárba adás	Irattárba adás dátuma
Irattári tételszám	Irattári tételszám
Megjegyzések	A dokumentumhoz kapcsolódó megjegyzés
Megőrzési idő	A dokumentum megőrzési ideje
Mellékletek	A dokumentumhoz tartozó mellékletek
Doboz száma	Tároló doboz száma
Lapszám	Lapok száma
Tároló egység	A dokumentumot tároló egység
Tároló egység azonosító	A dokumentumot tároló egység azonosítása
Minősítési idő	Minősítés ideje

10.   Az irattárba helyezés munkafolyamat felületi kialakítása

Az irattári tételszám valamint a tároló egység lenyíló listából választhatók ki. Az megjegyzések, lapszám, mellékletek szövegmezőkben adható meg. A dátumértékek a megfelelő dátumbeviteli mezőben vehetők fel. A felületi elemek mellett a következő gombok találhatók meg az Irattár munkafolyamat űrlapos nézet felületén: Táblázatos nézet, Történet, Kilépés, Új irattárazás, Mégse, Irattárba helyezés. A Táblázatos nézet gombbal a táblázatos nézetbe térhetünk vissza, abban az esetben, ha a felületen megkezdett, de be nem fejezett művelet van a rendszer figyelmeztet az adatok mentésére vagy elvetésére. A Kilépés gombbal tudjuk az aktuális munkafolyamatot bezárni, a rögzített, de nem mentendő adatokat a pedig a Mégsem gomb segítségével tudjuk elvetni és visszatérni a táblázatos nézetbe. Az Irattárba gombbal tudjuk a felvitt adatokat elmenteni és ennek következtében a papír alapú dokumentum elhelyezhető az irattárba a felvitt adatok alapján.

Selejtezés munkafolyamat lépés: ennek a munkafolyamat lépésnek a segítségével lehetséges a dokumentumok selejtezése. A felületén megtalálható mind a három felületi nézet.

11.   A selejtezés munkafolyamat lépés felületi kialakítása

A táblázatos nézetben kiválasztott feladat adatai jelennek meg az adatlapos nézetben. A Selejtezés munkafolyamat lépést az irattár valamint a kiemelt asszisztens szerepkörrel rendelkező felhasználók használhatják. A selejtezés történhet a központi irattárból valamint a helyi irattárból is. A táblázatos nézetben kiválasztott dokumentum adatai az űrlapos nézetben tekinthetők meg. Az űrlapos nézetben adatrögzítés nem történik. Az adatlapos nézet felületén a dokumentum adatait jeleníthetjük meg. A Selejtezés munkafolyamat lépés felületén a következő gombok találhatók: Adatlapos nézet, Történet, Kilépés, Selejtezés, Mind kijelöl. A Adatlapos nézet gomb segítségével tudjuk az aktuálisan kijelölt rekordhoz tartozó adatokat megjeleníteni. A Kilépés gombbal tudjuk az aktuális munkafolyamatot bezárni, a Selejtezés gombbal tudjuk a dokumentumot véglegesen selejtezni, amely a dokumentum fizikai megsemmisítését is jelenti figyelembe véve a minősített dokumentumkezelésre idevonatkozó szabályokat. A Mind kijelöl gomb segítségével tudjuk a felületen található összes rekordot kijelölni a selejtezéshez.

Kölcsönzési kérelem: ebben a munkafolyamati lépésben végezhetők el azon feladatok, amelyek a dokumentum kikölcsönzésének az előkészületeit érintik. A felhasználó a dokumentum kölcsönzési igényének leadásával tudja az irattáros munkáját segíteni. Az előrögzítés során a következő adatok rögzítése szükséges az Iktató Modulba:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Dokumentumazonosító	A dokumentum azonosítója
Kölcsönzési idő	A dokumentum kölcsönzési ideje

12.   A kölcsönzési kérelem munkafolyamat lépés felületi kialakítása

Az Új kérelem gomb segítségével új kérelem adható le. A kölcsönzési kérelem elfogadása a Kérelem gomb segítségével történik meg. A folyamatot a Mégsem gombbal tudjuk elvetni.

Kölcsönzési kérelmek munkafolyamat lépés: ebben a munkafolyamat lépésben összesítődnek az irattár számára leadott kölcsönzési kérelmek. Ennek a munkafolyamati használatára az Irattáros szerepkörrel rendelkező felhasználók jogosultak. A kölcsönzés kérelmek munkafolyamat lépés felületi kialakítására jellemző, hogy a felületen mind a három felületi kialakítás megtalálható. A felület lista jellegű és innen indítható a kölcsönzés modul a Kölcsönzés gomb segítségével. A felületen adatbevitel nem történik.

13.   Kölcsönzési kérelmek munkafolyamat felületi kialakítása

Kölcsönzés munkafolyamat lépés: ebben a munkafolyamat lépésben történik a dokumentumok irattárból történő kikölcsönzése. A kölcsönzés munkafolyamat lépés felületi kialakítására jellemző, hogy a felületen mind a három felületi kialakítás megtalálható. A Kölcsönzés munkafolyamat lépést az Irattár szerepkörrel rendelkező felhasználók használhatják. A dokumentumokat az érkező könyvi számmal vagy a központi iktató számmal vagy az átadó könyvi számmal tudják azonosítani.

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Dokumentumazonosító	A dokumentum azonosítója
Oldalszám	A dokumentum oldalainak a száma
Példányszám	A dokumentum példányszáma
Fénymásolat	Azt jelzi a rendszer számára, hogy az átvett dokumentum eredeti vagy fénymásolat.
Dokumentum eredetisége	A dokumentum eredetisége
Melléklet	A dokumentumhoz tartozó melléklet
Megjegyzés	Megjegyzés
Kölcsönzési idő	A dokumentum kölcsönzési ideje

14.   A kölcsönzési munkafolyamat lépés felületi kialakítása

A példányszám, oldalszám adatokat szögdobozban kell megadnia a felhasználónak. Az dokumentum eredetiségét jelző adatokat rádió gombsegítségével míg a kölcsönzési idő adatot dátumbeviteli mező segítségével kell rögzíteni. Az űrlapos nézetben a következő gombokat találhatjuk meg Új kölcsönzés, Kölcsönzés, Mégsem, Kilépés, Adatlap nézet, Történet. Új kölcsönzési művelete az Új gomb segítségével indíthatunk. A kölcsönzést az adatok kitöltése után a Kölcsönzés gomb segítségével tudjuk véglegesíteni, a Mégsem az elkezdett, de befejezni nem kívánt műveleteket tudjuk elvetni. A Kilépés gomb segítségével a teljes kölcsönzési munkafolyamat lépést tudjuk bezárni. Az Adatlapos nézet gombbal az aktuális dokumentum adatait tekinthetjük meg. Erről a felületről tudjuk az egyes dokumentumok történetét is megtekinteni.

Helyi irattár munkafolyamat lépés: ennek a munkafolyamat lépésnek a felületén megtalálható mind a három felületi nézet. A Helyi irattár munkafolyamat lépést a Kiemelt asszisztens szerepkörrel rendelkező felhasználók érhetik el. A munkafolyamat indítása után a táblázatos nézetben az aktuális napon a helyi irattárózásra váró dokumentumok találhatók meg. A megfelelő dokumentum kiválasztása után az űrlapos nézetben a következő adatok kerülnek rögzítésre:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Megjegyzések	A dokumentumhoz kapcsolódó megjegyzés
Tároló egység	A dokumentumot tároló egység fajtája
Tároló egység azonosító	A dokumentumot taroló egység azonosítója
Megőrzési idő	A dokumentum megőrzési ideje

15.   A helyi irattár munkafolyamat lépés felületi kialakítása

A Tároló egység lenyíló listából választhatók ki. A megjegyzések szövegmezőben adható meg. A dátumértékek a megfelelő dátumbeviteli mezőben vehetők fel. A felületi elemek mellett a következő gombok találhatók meg az Helyi irattár munkafolyamat űrlapos nézet felületén: Adatlapos nézet, Kilépés, Helyi irattárba. Az Adatlapos nézet gomb segítségével tudjuk az aktuálisan kiválasztott dokumentum adatait megtekinteni. A Kilépés gombbal tudjuk az aktuális munkafolyamatot bezárni. A Helyi irattárba helyez gombbal tudjuk a felvitt adatokat elmenteni és ennek következtében a papír alapú dokumentum elhelyezhető a helyi irattárba a felvitt adatok alapján.

Ügyintézés munkafolyamat lépés: ebben a munkafolyamat lépésben történik a dokumentumok ügyintézése. Az Ügyintézés munkafolyamat lépést a Kiemelt asszisztens szerepkörrel rendelkező felhasználók használhatják. Az Ügyintézés munkafolyamati lépés felületén a táblázatos, adatlapos valamint a történet nézet is megtalálható. A felhasználó a táblázatos nézetben tekintheti meg a rá váró feladatok. A kiválasztott dokumentummal a megfelelő műveleteket itt tudja végrehajtani. Az ügyintézés során a következő adatok kerülnek rögzítésre:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Kezelési utasítások	A dokumentumra vonatkozó kezelési utasítások
Megjegyzés	Megjegyzés

16.   Az ügyintézés munkafolyamat lépés felületi kialakítása

A felhasználó a feladatnak megfelelően tudja a műveleteket végrehajtani a következő gombok segítségével, amelyek a táblázatos nézet felületén találhatók meg. A Helyi irattárba, Irattárba, Jóváhagyás, Szignálás, Továbbküldés, Frissítés, Téves, Lezár, Történet, Adatlap gombok. A Szignálás gombbal a Szignálás munkafolyamat lépésbe a Továbbküldés gombbal a Továbbküldés munkafolyamat lépésbe tudjuk a kiválasztott dokumentumot továbbítani. Vannak olyan munkafolyamat lépések, amelyekbe történő továbbítás során a továbbított dokumentum az ügyintézés felületen továbbra is megmarad, de zárolva lesz. A helyi irattárba gomb segítségével tudja a felhasználó a dokumentumot a helyi irattárba továbbítani az Irattárba gomb segítségével pedig a központi irattárba továbbítható a dokumentum. A Téves gombbal a felhasználó a dokumentumot a küldő felhasználónak továbbítja vissza. A Lezár gombbal a felhasználó a dokumentumot tudja lezárni ezáltal a dokumentum munkafolyamatok szempontjából lezártnak tekinthető. A Frissítés gombbal tudja a felhasználó a felületen található táblázatot frissíteni.

Minősítésre váró iratok munkafolyamat lépés: ebben a munkafolyamat lépésben történik a dokumentumok átvétele minősítésre. Ebben a munkafolyamat lépésben az adott felhasználónak minősítésre továbbított dokumentumok jelennek. A felhasználó a dokumentummal a felületen található gombok által nyújtott funkciókat tudja elvégezni. A kiválasztott dokumentumot a Minősítés gombbal elindított Minősítés munkafolyamat lépéssel tudja minősíteni.

17.   A Minősítésre váró iratok munkafolyamat lépés felületi kialakítása

Minősítés munkafolyamat lépés: ebben a munkafolyamat lépésben történik a dokumentumok minősítése. A Minősítés munkafolyamat lépés felületén megtalálható a táblázatos, adatlapos valamint a történet nézet is megtalálható. A minősítés munkafolyamat lépést az Alosztályvezető, Osztályvezető valamint a Vezető szerepkörrel rendelkező felhasználók használhatják. A minősítés folyamat bármikor elindítható kivéve abban az esetben, ha már a minősítés folyamatban van. Fontos, hogy a minősítés során az adott rekord zárolásra kerül, tehát addig semmilyen művelet nem végezhető az adott rekorddal, amíg a minősítés nincs befejezve, illetve a minősítés során csak az adott verzió minősítése történik meg, amely nem terjed ki a dokumentumból létező összes verzióra. A minősítés során a következő adatok kerülnek rögzítésre:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Minősítő személy	A minősítő személy
Minősítés	Minősítés típusa
Minősítés ideje	A dokumentum minősítésének az ideje
Kezelési utasítás	Szabványos kezelési utasítások
Egyéb utasítás	Egyéb kezelési utasítások

A minősítő személy neve automatikusan kitöltődik, ennek felvitele nem szükséges. A minősítés típusa egy lenyíló listából választható ki. A szabványos kezelési utasítások jelölő négyzet segítségével választhatók ki, ebből kifolyólag egyszerre több is megadható az adott dokumentumhoz. Az egyéb kezelési utasítások egy szövegmező segítségével adhatók meg. A megfelelő adatok rögzítése után a dokumentum a Rendben gomb segítségével kerül vissza a minősítést elindító kiemelt asszisztensnek.

18.   A Minősítés munkafolyamat lépés felület kialakítása

Köröztetés munkafolyamat lépés: ebben a munkafolyamat lépésben történik meg a dokumentumok köröztetése. A Köröztetés munkafolyamat lépést a Kiemelt asszisztens szerepkörrel rendelkező ügyintéző használhatja. A köröztetés során a következő adatok kerülnek rögzítésre:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Köröztetésre szervezeti egység	A köröztetésre kijelölt osztály
Köröztetésre személy	A köröztetésre kijelölt személy
Feljegyzés	Egyéb megjegyzés
Irat típusa	A dokumentum típusa elektronikus vagy papír alapú
Oldalszám	A dokumentum oldalainak a száma
Példányszám	Átvett példányszám
Maradvány meghatározása	Milyen dokumentum maradt
Megjegyzés	A dokumentumhoz tartozó megjegyzés

A köröztetésre szervezeti egység vagy személy egy fa struktúra segítségével választható ki valamint a fent említett adatok szövegbeviteli mező segítségével is megadhatók. A feljegyzés egy szövegbeviteli mező segítségével vihető fel. Az irat típusa lenyíló listából választható ki. A példányszám valamint az oldalszám szövegbeviteli mezők segítségével vehető fel. A maradvány meghatározására jelölő négyzeteket használunk. A szervezet vagy személy kiválasztása után a a dokumentumot a Köröztetés gombbal tudjuk köröztetni.

19.   Köröztetés felületi kialakítása

Jóváhagyásra váró iratok munkafolyamat lépés: ebben a munkafolyamat lépésben történik meg a dokumentumok jóváhagyása. A Jóváhagyás váró iratok munkafolyamat lépést a vezető, osztályvezető, alosztályvezető szerepkörrel rendelkező felhasználók használhatják. A Jóváhagyás munkafolyamat lépés felületén a táblázatos, adatlapos valamint a történet nézet is megtalálható. A táblázatos nézetben a felhasználó megtekintheti a hozzá küldött és jóváhagyásra váró iratokat. A kiválasztott dokumentumot a táblázatos nézetben tudja a feladatnak megfelelően kezelni. A jóváhagyás során felvett adatok a következők:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Dokumentum jóváhagyása	Jóváhagy, Elutasít
Megjegyzés	A megjegyzés szövege

A dokumentum jóváhagyása illetve elutasítása a Jóváhagyás és az Elutasítás gombbal történik meg. Az elutasítás esetén az elutasításhoz indoklás szükséges. A megjegyzés mező adatai egy szövegmezőbe kerülnek rögzítésre, amely mind a kérelmezőnek mind pedig az újabb jóváhagyónak fontos információkkal szolgálhat. Fontos megjegyezni, hogy amíg a dokumentum a Jóváhagyás munkafolyamat lépésben van a rekord zárolásra kerül, tehát addig semmilyen művelet nem végezhető az adott rekorddal, amíg a jóváhagyás nincs befejezve, de a rekord látható a jóváhagyást kérő asszisztens ügyintézés moduljában, illetve a jóváhagyás során csak az adott verzió jóváhagyása történik meg, amely nem terjed ki a dokumentumból létező összes verzióra.

20.   A Jóváhagyásra váró iratok munkafolyamat lépés felületi kialakítása

Szignálás munkafolyamat lépés: ebben a munkafolyamati lépésben történik a dokumentumok szignálása. A Szignálás munkafolyamat lépés a Kiemelt asszisztens szerepkörrel rendelkező felhasználók használhatják. A szignálás során a dokumentumot a kiemelt asszisztens a megfelelő személynek vagy osztálynak tudja továbbítani, de a továbbítás csak a hierarchiában alatta vagy a mellette elhelyezkedőnek lehetséges. A szignálás munkafolyamat lépésben a következő adatok kerülnek rögzítésre:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Ügyintéző szerv neve	Szerv neve
Ügyintéző neve	Ügyintéző neve
Ügyintézői utasítás	Ügyintézőnek szóló kezelési utasítások
Feljegyzés	Ügyintézői feljegyzés
Határidőre	Van-e határidő
Határidő	Dátum
Szignálási utasítások	Szignáláshoz kapcsolódó utasítások
Egyéb feljegyzések	Megjegyzések
Lássa	Mikor és ki lássa
Irattípusa	Elektronikus vagy papír alapú
Példányszám	A dokumentum példányszáma
Oldalszám	A dokumentum oldalszáma
Maradvány	A maradvány meghatározása

21.   A szignálás felületi kialakítása

Az ügyintéző szerv illetve az ügyintéző egy fa szerkezetű struktúrából választható ki. Az ügyintéző szerv neve illetve az ügyintéző személy automatikusan kitöltődik ez információ jelleggel jelenik meg. A határidő dátum felvétele speciális dátumbeviteli mező segítségével történik meg. Az ügyintézőnek szóló utasítások pedig jelölő négyzet segítségével állíthatók be ugyan úgy, mint a szignálási utasítások. Az Ügyintézőnek szóló feljegyzés valamint az egyéb megjegyzés egy szövegbeviteli mező segítségével lehet rögzíteni. Az adatok megfelelő rögzítése után a dokumentum a Szignálás gomb segítségével továbbítható a kiválasztott személyhez vagy osztályhoz.

22.   A szignálási utasítások munkafolyamat felülete

Továbbítás munkafolyamat lépés: ebben a munkafolyamati lépésben történik a dokumentumok továbbítása. A Továbbítás munkafolyamat lépés a Kiemelt asszisztens szerepkörrel rendelkező felhasználók használhatják. A Továbbítás munkafolyamat lépés felületén a táblázatos, adatlapos valamint a történet nézet is megtalálható. Az ügyintéző a továbbítás során a dokumentumot a hierarchiában felette elhelyezkedő személynek vagy szervezeti egységnek küldheti és a dokumentumhoz nem rendelhet határidőt illetve egyéb utasításokat. A Továbbítás munkafolyamat lépésben a következő adatok kerülnek rögzítésre:

Adattípus megnevezése	Adattípus leírása
Ügyintéző szerv neve	Szerv neve
Ügyintéző neve	Ügyintéző neve
Irattípusa	Elektronikus vagy papír alapú
Példányszám	A dokumentum példányszáma
Oldalszám	A dokumentum oldalszáma
Maradvány	A maradvány meghatározása
Feljegyzés	Ügyintézői feljegyzés

A címzett neve, amely lehet osztály vagy személy egy fa szerkezető struktúrából választható ki. Az ügyintéző szerv neve illetve az ügyintéző személy automatikusan kitöltődik ez információ jelleggel jelenik meg. A feljegyzést szövegbeviteli mező segítségével lehet rögzíteni. Az adatok megfelelő rögzítése után a dokumentum a Továbbítás gomb segítségével továbbítható a kiválasztott személyhez vagy osztályhoz.

23.   A továbbítás felület kialakítása

1.2    Keresések, listák

Kölcsönzési kérelmek: ebben a listában jelennek meg azon dokumentumok, amelyeket ki szeretnék kölcsönözni.

Kölcsönzött tételek: ebben a listába jelennek meg a jelenleg kölcsönzés alatt álló dokumentumok.

Selejtezés: ebben a listában jelennek meg a selejtezésre váró dokumentumok.

Átvételre váró iratok: ebben a listában jelennek meg azon dokumentumok, amelyeket a felhasználónak át kell vennie.

Jóváhagyásra váró iratok: ebben a listában a jóváhagyásra váró iratok jelennek meg.

Minősítésre váró iratok: ebben a listában a minősítésre váró dokumentumok jelennek meg.

Irattarozásra váró iratok: ebben a listába jelennek meg az irattarozásra váró iratok.

1.3    Szótár

Ebben a fejezetben találhatók meg azon idegen vagy könnyen nem érthető fogalmak magyarázata, amelyek a szövegben előfordulnak.

Fogalom	Magyarázat
ORCHI	Elektronikus iktató és ügyiratkezelő rendszer
V. I. P.	Saját kézbe adandó dokumentum, nem bontható fel.

<< Vissza az előző oldalra