ORCHI Iktató Modul - elektronikus iktatás

Részletesebb ismertető >>

AZ ORCHI IKTATÓ MODUL ÁLTALÁNOS ISMERTETÉSE - IKTATÁS, ÜGYINTÉZÉS, IRATTÁRAZÁS

A MUNKAFOLYAMATOK SEMATIKUS FELÉPÍTÉSE

Az ORCHI Iktató Modul bevezetésének a figyelembevétele valamint a későbbi munkafolyamatok összehangolása érdekében a papír alapú dokumentumok valamint az elektronikus alapú dokumentumok munkafolyamatban történő kezelése egymástól részben elkülönítve történik meg, de ettől függetlenül a két dokumentumtípus munkafolyamat kezelése bizonyos helyeken összekapcsolható és az átjárást biztosított. Csak a papír alapú dokumentumok jelennek meg fizikailag az átadó könyvekben az elektronikus íratok átadás-átvételételének a nyilvántartása az ORCHI-ban történik és onnan a megfelelő listák bármikor igény szerint kinyomtathatók.

AZ IKTATÁS ÉS ÜGYIRATKEZELÉS MUNKAFOLYAMATAINAK FELÉPÍTÉSE

Az iktatás és ügyiratkezelés munkafolyamatainak a sematikus felépítése a következőképpen épül fel. Az ábrán jól követhető a dokumentumok munkafolyamat lépései illetve a lépések egymáshoz kapcsolódása.
 

Szkennelés: ebben a munkafolyamat lépésben történik meg a dokumentumok szkennelése, amellyel a papír alapú dokumentumokat tudjuk elektronikus alapú dokumentumokká tenni. A szkennelt dokumentumok továbbítása az Irat felvétele a rendszerbe munkafolyamat lépésbe történik.

Irat felvétele a rendszerbe: ebben a munkafolyamati lépésben történik meg a dokumentum érkeztetése. Minden a szervezethez beérkezett dokumentum átmegy az érkeztetési folyamaton. Az érkeztetés során, lehetséges olyan dokumentumok megjelenése, amelyeknek az iktatása nem szükséges ebben az esetben alkalmazható a Kuka munkafolyamati lépés. A munkafolyamati lépésben megtörténik a dokumentumok megfelelő helyre történő továbbítása, ezután a dokumentumok kerülhetnek központi iktatásra a központi iktatókönyvbe vagy kerülhetnek az osztályokra, de ebben az esetben a dokumentum iktatása az osztály átadó könyvében történik. Valamint a dokumentumokat továbbíthatjuk szignálásra vagy minősítésre. Az érkeztetés során a következő adatok kerülnek rögzítésre:

Abban az esetben, ha az érkeztetésre olyan dokumentum érkezik, amely V.I.P. annak az iktatása nem történik meg, hanem továbbításra kerül az adott címzetthez, de a későbbiek folyamán, ha a személy az általa megkapott dokumentumot mégis iktatandónak ítéli meg ez a művelet utólag is megtörténhet mind a központi iktatáson mind az osztályon. A példányszám valamint a fénymásolat adatok megadásával lehetőség van az ORCHI Iktató rendszerben az egyes példányszámok életútjának, valamint az eredeti illetve másolatok száma és fizikai elhelyezkedésének a nyomon követésére.

Téves: az Iktató Modul ezen munkafolyamati lépésének a feladata azon iratoknak a megfelelő kezelése, amelyek átmentek az Irat felvétele a rendszerbe munkafolyamaton, de valamilyen okból ezen íratok hibásak és nem szükségesek a rendszerben. Az ebben a munkafolyamati lépésben végrehajtott műveletek hatására az irat úgymond kikerül a munkafolyamatokból, vagyis lezárt állapotba kerül az adott dokumentumra vontokozó munkafolyamat.

Iktatás átadó könyvbe: ebben a munkafolyamati lépésben történik az adott osztályra érkező dokumentum saját iktató-könyvbe történő felvétele. Az iktatás műveletben történik a beérkezett dokumentum előzménykeresése, amellyel a beérkező dokumentumot régebbi ügyhöz lehet kapcsolni. A munkafolyamat lényege, hogy a megkapott dokumentumot az ügyintéző az iktatás helyét jelképező mappastruktúrába tárolja le az elektronikus iktató rendszerben és így generál egy új iktatószámot az átvett dokumentumnak. Az átadó könyvbe történő iktatás során a következő adatok kerülnek rögzítésre:

Figyelembe kell venni, hogy a minősített és a nem minősített dokumentumokat külön iktató-könyvben kell megjeleníteni!

Központi iktatás: ebben a munkafolyamati lépésben történik meg a beérkező dokumentumok központi iktatása. Az iktatás műveletben történik a beérkezett dokumentum előzménykeresése, amellyel a beérkező dokumentumot régebbi ügyhöz lehet kapcsolni. A munkafolyamat lényege, hogy a megkapott dokumentumot az iktató személy az iktatás helyét jelképező mappastruktúrába tárolja le az elektronikus iktató rendszerben és így generál egy új iktatószámot az átvett dokumentumnak. A központi iktatás során a következő adatok kerülnek rögzítésre:

Az iktatás után a dokumentumok az átadás-átvétel munkafolyamati lépésen keresztül eljutnak a megfelelő ügyintézőhöz.

Ügyintézés: ebben a munkafolyamat lépésben történik meg a dokumentumok ügyintézése. Az osztályra érkező dokumentum egy kiemelt ügyintézőhöz kerül, aki megkezdi az adott dokumentum feldolgozását. Ha az nem őt illeti, akkor továbbküldi egy másik ügyintézőnek. Az ügyintézőnek lehetősége van a dokumentumon többféle művelet elvégzésére. Lehetséges a dokumentum iktatása, központi iktatása valamint a dokumentumot áthelyezheti a helyi irattárba. Az ügyintézőnek lehetősége van a dokumentum helyi iktatására, valamint a dokumentum központi iktatásra továbbítására. Nagyon fontos megemlíteni az ügyek lezárásának a módozatát. Minden esetben attól függetlenül, hogy az ügy más osztályokat is érint vagy csak osztályon belül történik meg az ügyintézés az ügyet mindig az indító ügyintézőnek kell lezárnia. Az ügyintézés során a következő adatokat kell rögzíteni az ügyintéző személynek:

Helyi irattár: ebben a munkafolyamati lépésben történik a dokumentumok osztályon történő tárolása, amelynek lényege, hogy az osztályon található, de jelenleg nem aktív dokumentumokat ebben a munkafolyamati lépésben helyezzük el. Ennek a lépésnek a bevezetésével tehermentesíthetjük az élő rendszert a nem szükséges dokumentum kezelésétől. Az erre a feladatra kijelölt személy az Átadás-átvétel modullal átvett dokumentumokat tudja ebbe a munkafolyamat lépésbe helyezni és ha szükséges onnan bármikor visszahelyezni ugyanezzel a módszerrel az élő munkafolyamatokba.

Köröztetés: az ORCHI Iktató Modulnak ebben a munkafolyamati lépésében lehetőség van a dokumentumok köröztetésére, publikálására. Az ügyintézőhöz érkező dokumentum köröztetésekor az ügyintézőnek lehetősége van az adott dokumentumot osztályok vagy egyes személyek vagy mindkettő közötti köröztetésére. A köröztetés kapcsán megkapott dokumentumokban a felhasználóknak nincs lehetősége az eredeti dokumentumok módosítására, azokat csak megtekinthetik, illetve véleményezhetik, vagy ha szükséges újabb köröztetésre bocsáthatják. A köröztetett és megkapott dokumentumoknál az egyes felhasználók nem tekinthetik meg a mások által a dokumentumokhoz kapcsolt véleményeket. A vélemények összesítési jogával a köröztetés indító ügyintéző rendelkezik, valamint lehetősége van a dokumentumokhoz határidő hozzárendelésére is. Ennek a felépítésnek köszönhetően lehetséges a többszintű köröztetés megvalósítása is.

Jóváhagyás: ebben a munkafolyamat lépésben történik a dokumentumok jóváhagyása. A dokumentumok jóváhagyási folyamata hierarchikus felépítésű, amely a szervezeti egység hierarchikus felépítését követi. A jóváhagyás folyamatban történő küldés esetén az ügyintézőnek lehetősége van a hierarchiában mellette vagy a felette elhelyezkedő személyeknek küldeni jóváhagyás céljából.



A jóváhagyási folyamatban a mellette elhelyezkedő személynek csak egyetértési lehetősége van jóváhagyási jogosultsága a hierarchiában felette elhelyezkedő személynek van. A küldési lehetőségek kialakítása miatt alkalmazható a párhuzamos küldés. A jóváhagyási folyamat során a következő megnevezéseket tudják alkalmazni a folyamat megfelelő szintjén résztvevő személyek:

A különböző jóváhagyási műveleteket a felhasználók megjegyzésekkel tudják indokolni az erre alkalmas helyen. A jóváhagyás után a jóváhagyást indító ügyintézőhöz kerül vissza a dokumentum. A jóváhagyási folyamathoz kapcsolódó tárolandó adatok:

Szignálás: ebben a munkafolyamatban történik meg a dokumentumok szignálása. A szignáló ügyintéző a szervezeti egységben alatta elhelyezkedő személynek szignálhatja ki az íratott, ellátva a megfelelő utasításokkal és határidődátummal. A kijelölt személy végrehajtja a dokumentumhoz kapcsolódó feladatot és ezután továbbítja annak az ügyintézőnek, akinek a feladata az ügyirat lezárása ebben az esetben annak az ügyintézőnek, aki elindította a folyamatot. A szignálás során a következő adatok kerülnek rögzítésre:

Minősítés: ebben a munkafolyamati lépésben történik meg a dokumentumok minősítése. A dokumentum minősítési folyamat megkezdésekor a legmagasabb besorolási szintet kapja mindaddig, amíg a minősítő személy nem sorolja alacsonyabb minősítési szintbe. A TÜK iratkezelési szabályzatnak megfelelően a dokumentumminősítést papíralapú dokumentumon kell kérvényezni, amelyet a létrehozott dokumentum mellé kell helyezni az ORCHI-ban, illetve a kérvényezéshez a következő adatokat kell rögzíteni:
 

A minősített dokumentumok esetén a minősített dokumentumokat egy külön a többitől elkülönített iktatókönyvben kell megjeleníteni, illetve a minősített dokumentumot csak a TÜK iratkezelési szabályai szerint lehet selejtezni.

Az Irattár munkafolyamat meghatározás úgy történt meg, hogy az önmagában is képes legyen a szükséges feladatok ellátásra, ennek felépítése külön ábrán is megjelenik.

Irattárazás: ebben a munkafolyamati lépésben tudja a felhasználó elvégezni a dokumentum irattárba helyezését. Ennél a munkafolyamati lépésnél befejezetnek tekinthető a dokumentum élete mindaddig, amíg az irattárból ki nem kölcsönzik. Az irattárba történő beadás esetén meghatározásra kerülnek a dokumentumtároláshoz kapcsolódó bizonyos információk.

A dokumentum a megőrzési idő elérkezéséig a megfelelő jogosultság figyelembevételével kikölcsönözhető.

Selejtezés: ebben a munkafolyamati lépésben kerülnek feldolgozásra azon dokumentumok, amelyek az ORCHI-ban tárolt adatok alapján selejtezésre kerülhetnek. A munkafolyamat lépésben lehetősége van az ügyintézőknek a teljes selejtezésre vagy annak a felülvizsgálatára. A selejtezés során megjeleníthető információk:

 Kölcsönzés: ebben a munkafolyamati lépésben végezhetők el azon feladatok, amelyek az irat irattárból történő kikölcsönzésére vonatkoznak. Az irattáros ennek a munkafolyamati lépésnek a segítségével tudja kiadni az iratokat az igénylő felhasználók számára. A munkalépés végrehajtása során ellenőrzésre kerülnek a kölcsönző személy jogosultsági adatai valamint tárolódnak a kölcsönzésre vonatkozó adatok.

Ebben a munkafolyamati lépésben az irattárosnak van lehetősége a dokumentumhoz kölcsönzéshez időtartamot rendelni, amelyben meghatározhatja a dokumentum kölcsönzési idejét.