Számítástechnika magazin /2005. év 13. szám

Rend a lapok között

Egyre több papír, dokumentum, levél és számla: minden növekvő vállalkozásnak, intézménynek ismerős állapot. Kezelésük, készítésük munkaidőben és költségekben is egyre nagyobb gondot okoz.

Nem szabad elfeledkezni a hagyományos, papír alapú adatok, iratok kezeléséről sem az elektronikus dokumentumok térnyerése mellett Az üzleti folyamatok megfelelő támogatása nem képzelhető el dokumentumkezelés nélkül, illetve az archivált információk megfelelő kereshetősége, felhasználása nélkül.
Nincs ez másképp a magyar piacon sem, így a dokumentumarchiváló, és -iktatórendszerek telepítése, fejlesztése folyamatos.

Az egyik legnagyobb, étkezési utalványok forgalmazásával foglalkozó cég azt tűzte ki célul, hogy a beszerzéshez kapcsolódó dokumentumait (megrendelések, számlák), azok elektronikus besorolását, jóváhagyatását a Scala rendszerrel integráltan működő dokumentumkezelő rendszerben akarja megvalósítani. A dokumentum- és folyamatmenedzsment rendszer bevezetése után a kötelezettségvállalások a cég szabályzatainak megfelelve, csak előzetes jóváhagyást követően készülhetnek el. Az érintettek számára bármikor lekérhető a teljesült (számlázott) - és még nyitott kötelezettségvállalásokat is tartalmazó - terv-tény kimutatás, amelynek értékeihez kapcsolódó bizonylatok a jelentésből kiindulva is megjeleníthetők a rendszerben.
A bevezetéseknél azonban számos buktatót kell leküzdeniük a szakembereknek: az egyértelmű célkitűzés megfogalmazása, a vezetés intenzív támogatása és az ezt megtestesítő, megfelelő belső kommunikáció, a hatékony projektmenedzsment kötelező elemei egy-egy sikeres bevezetésnek.
A dokumentumkezelő rendszer bevezetéséhez a megbízó cégnek megfelelő informatikai háttérrel és támogatással kell rendelkeznie. Alapvető elvárások a rendszer indítása idejére: egységes, megfelelő sebességű hálózat, szerver, illetve a szkennerek rendelkezésre állása. A modern, ügyvitel-támogató funkcionalitással is bíró dokumentumkezelő rendszerek bevezetése előtt mindenképpen folyamatfelmérést kell végezni, és annak eredményét a megbízóval el kell fogadtatni, hogy a rendszer megfelelhessen a valós, aktuális ügyviteli folyamatoknak. Sok esetben ebben a szakaszban derül ki, hogy az elektronikus dokumentumkezelés hatékonysága érdekében bizonyos folyamatokat át kell szervezni.
A dobozos megoldást kereső cégeknek jó hír, hogy az ABBYY Software House bejelentette FormReader alkalmazáscsomagjának 6.5-ös változatát. Az új program új beviteli és kiviteli formátumokat támogat, és a FlexiCapture technológia segítségével előzetes szétválogatás nélkül is kezelni tudja a fix és a változó formátumú űrlapokat.

Számítástechnika magazin / 2005. év 10. szám

Készen van az új ORCHI szoftver

Idén februárban elkészült az ORCHI Digitális Iroda szoftver új, 5.6-os verziója - jelentette be Csendes Balázs, az ADM Informatikai Kft. ügyvezetője.

A rendszert elsősorban azoknak a cégeknek kínálják, amelyek állandó terhelés mellett nagy mennyiségű dokumentumot digitalizálnak, és szükségük van az adatok biztonságos tárolására, gyors visszakeresésére, a velük kapcsolatos munkafolyamatok menedzselésére, statisztikák készítésére, valamint a menedzsment informálására. Az alkalmazás azért tudott betörni a hazai kö-zép- és nagyvállalatok dokumentummenedzselési piacára, mert - a külföldi nagy rendszerekkel ellentétben - a program folyamatosan, egyszerű állítási procedúrákkal alkalmazkodik a hazai jogszabályokhoz, és a cégek speciális elvárásaihoz. Az ADM így nemcsak a megrendelő igényeinek megfelelő konfigurálással telepíti a rendszert, hanem a legkorszerűbb követési módszertanok informatikai megfeleltetését is alkalmazza. Az új verzió (ORCHI v5.6) fejlesztésének alapkoncepciója a konfigurálás, implementáció megkönnyítése volt.
"Az élénkülő piaci magatartás miatt érezhető növekvő számú megrendelői igényt egyre rövidülő határidőkkel kell megoldanunk. - Eddig az üzleti logika jelentős része scriptben történt, ennek arányát most közel a negyedére csökkentettük, a funkciókat pedig egy magasabb szintű grafikus adminisztrátori felületen tudjuk megadni. Ezzel nemcsak a konfigurálás ideje csökkent, hanem a kódolásból adódó problémák nagyobb részét is kiküszöböltük" - mondta Csendes Balázs ügyvezető.
Az új verzió fejlesztésekor felhasználták az eddigi rendszertelepítések alkalmával szerzett tapasztalatokat, így a magas szintű export-import művelettámogatás is bekerült az alkalmazásba. Ezzel a tesztrendszer és az éles rendszer között automatizálttá vált a konfiguráció- és adatátvitel.
Fejlődött a visszakeresési mód is. Az eddigi egytáblás lekérdezés helyett tömbből is le lehet kérdezni, köztük akár a rendszertábla adatait is.
A visszakeresés könnyítéséhez tartozik a Full Text Search Engine modul, amellyel ezentúl nemcsak szavakra vagy toldalékos alakra lehet keresni, hanem szókapcsolat felismerésére is. Mivel a keresés integrálódott a katalógusszerverbe, így átlagosan 32 százalékos sebességnövekedést teszteltek a többmilliós tételszámú adatbázisokon.
A program előnye, hogy folyamatosan törekszik az egységességre, s az új fejlesztéssel most megvalósult egy konzisztens, központi rekord és mező szintű jogosultsági rendszer.
Csendes Balázs szerint ma már csak olyan hazai cégek vehetik fel a versenyt a külföldi rendszerekkel, amelyek a magyarországi szakemberek szellemi tőkéjét maximálisan kiaknázzák, s piaci lehetőségeiket időben felismerik.
Az 5.6-os verzió fejlesztésével párhuzamosan elkezdődött az ORCHI Digitális Iroda rendszer következő (v6.0) családjának rendszerterv szintű készítése is - jelentette be az ADM ügyvezetője.

Számítástechnika magazin / 2005. év 6. szám

"Középen" terjeszkednek

A nagyvállalati dokumentumkezelő rendszerek egyik elismert hazai fejlesztője az ADM Informatikai Kft. A cég most a megerősödött hazai középvállalkozásokat és a legnagyobb pénzpiaci szereplőket célozta meg, hogy a térség piacvezető EDMS cége lehessen.

A hagyományos papír alapú (ORCHI v5.6) és az elektronikus dokumentumok (ORCHI email-Center) egységes iktatási, archiválási és workflow-menedzsment megoldásait kínálja az ADM 2004-es új fejlesztéseivel.
Szathmáry Gyula, a cég kereskedelmi igazgatója szerint érdemes vállalni a több száz, vagy sok esetben az ezer feletti felhasználói szám adta kihívást, hiszen a tét nagy. A következő években az 1 és 20 milliárd forint közötti éves forgalommal bíró gazdasági szegmens további erősödése várható, s ezek a piaci
szereplők a korábbiaknál hatékonyabb adatbiztonságot, az iratanyagaikkal és elektronikus adataikkal összefüggő
dokumentumkezelési és minőségbiztosítási megoldásokat keresnek. Gazdasági szakértők szerint célberuházásaik növekedése akár a 20 százalékot is meghaladja majd.
Az ADM is több, az elektronikus dokumentumok kezelésével összefüggő hazai projektben érdekelt. Ezek egyike egy átfogó, 2005-ben kialakítandó informatikai-biztonsági rendszer bevezetése, amely mellett a budapesti székhelyű cég a teljes dokumentumkezelés megoldására is megbízást adott. A védett magyar szabadalmak alapján előállított high-tech orvosbiológiai hatóanyagok gyártására és értékesítésére szakosodott vállalat méretét jelzi, hogy a magyar fejlesztő-gyártó bázisa mellett már a Távol-Keleten és Dél-Amerikában is saját vállalatokat hozott létre.
- Több hazai középvállalat is - hasonlóan a "kóla-recepthez" - védi saját ipari megoldásait. Ôk a jövőben is a megbízható, közép- és felső kategóriás referenciákkal rendelkező hazai IT-cégek megrendelői maradnak. Minden további fejlesztésünk őket is célozza 2005-ben, mivel az igen fontossá váló DMS-piacot főleg ők adják majd - mondta Szathmáry Gyula, az ADM képviseletében.
A fejlesztők a pénzügyi szektor nagybanki, ingatlanhitelezési és biztosítói területeit is megcélozták. Ezt támasztja alá, hogy - egy meghívásos, többfordulós tendert elnyerve - az ADM az egyik hazai nagybank partnere lett; a cég feladata a bank hitelszerződéseinek, azok tartalommenedzsmentjének és bővülő végpontjainak fejlesztése. A közel 4 hónapos munkát - kölcsönös elégedettség esetén - a bank a 2005-2006-os üzleti évekre is kiterjeszti.
Csendes Balázs, az ADM ügyvezetője elmondta: a nagybankok mellett a kevesebb fióküzlettel bíró, illetve a centralizált iratkezelésre vállalkozó, közepes méretű pénzintézetek között is több ADM-projekt indul 2005-ben, s ez is
mutatja a cég egységes rendszereinek (ORCHI) piaci sikereit.

Digitális Iroda

Csendes Balázs, az ADM ügyvezetője bejelentette az ORCHI Digitális Iroda szoftver új, 5.6 verzióját.

A rendszert elsősorban jelentős mennyiségű és állandó terhelés alatti, nagy mennyiségű dokumentum digitalizálására, biztonságos tárolására, gyors visszakeresésére, a velük kapcsolatos munkafolyamatok menedzselésére, statisztikák készítésére, és a menedzsment informálására használók értékelik. Az alkalmazásnak azért sikerült betörni a hazai közép- és nagyvállalatok dokumentum menedzselési piacára, mert - a külföldi nagy rendszerekkel ellentétben - a program folyamatosan, egyszerű állítási procedúrákkal alkalmazkodik a hazai jogszabályokhoz és a cégek speciális elvárásaihoz. Az ADM így nem csak a megrendelő igényeinek megfelelő konfigurálással telepíti a rendszert, hanem a legkorszerűbb követési módszertanok informatikai megfeleltetését is alkalmazza. Az új verzió (ORCHI v5.6) fejlesztésének alapkoncepciója a konfigurálás, implementáció megkönnyítése volt.

„Az élénkülő piaci magatartás miatt érezhető növekvő számú megrendelői igényt egyre rövidülő határidőkkel kell megoldanunk. Eddig az üzleti logika jelentős része scriptben történt, ennek arányát most közel a negyedére csökkentettük, a funkciókat egy magasabb szintű grafikus adminisztrátori felületen tudjuk megadni. Ezzel nem csak a konfigurálás ideje csökkent, hanem a kódolásból adódó problémák jelentős százalékát is ki tudtuk küszöbölni.” – mondta el Csendes Balázs ügyvezető.

Az új verzió fejlesztésekor felhasználták az eddigi rendszertelepítésekkor szerzett tapasztalatokat, így a magas szintű export-import művelettámogatás is bekerült az alkalmazásba. Ezzel a tesztrendszer és az éles rendszer között automatizálttá vált a konfiguráció- és adatátvitel.

Fejlődött a visszakeresési mód is. Az eddigi egytáblás lekérdezés helyett mód nyílt egyszerre tömbből is lekérdezni, köztük akár a rendszertábla adataira is. A visszakeresés könnyítéséhez tartozik a Full Text Search Engine modul is, amivel ezentúl nem csak szavakra vagy toldalékos alakra lehet keresni, hanem lehetőség nyílt szókapcsolat felismerésére is. Mivel a keresés integrálódott a katalógus szerverbe, így átlagosan 32%-os sebességnövekedést teszteltek a több milliós tételszámú adatbázisokon. Az új fejlesztéssel most egy konzisztens, központi rekord és mezőszintű jogosultsági rendszer került kialakításra.

Ma már csak olyan hazai cégek vehetik fel a versenyt a külföldi rendszerekkel, akik a magyarországi szakemberek szellemi tőkéjét maximálisan kiaknázzák, a piaci lehetőségeiket időben felismerik és bátran állnak a legnagyobb kihívások elé is. „A jövőnk is a monitorainkon vannak! Az 5.6-os verzió fejlesztésével párhuzamosan elkezdődött az ORCHI Digitális Iroda rendszer következő (v6.0) családjának rendszerterv-szintű készítése is.” – jelentette be az ADM ügyvezetője.

A témához kapcsolódó további linkek:

Magyar PC Magazin Online
 

Az ADM Informatikai Kft-t a nagyvállalati dokumentumkezelő rendszerek egyes számú hazai fejlesztőjeként ismeri a szakma és a piac. Az ADM most a megerősödött hazai középvállalkozások, és a legnagyobb pénzpiaci szereplők felé tör. A kihívás egyértelmű: a térség piacvezető EDMS cégévé válni.

Az ADM 2004-es új fejlesztéseivel a hagyományos papíralapú (ORCHI v5.6) és az elektronikus dokumentumok (ORCHI email-Center) egységes iktatási, archiválási és workflow-management megoldásait kínálja. „A több száz, vagy sok esetben az ezer feletti felhasználói számot is meghaladó nagyvállalati jelenlétünket új kihívások színesítik.” – állítja Szathmáry Gyula, a cég kereskedelmi igazgatója. A tét jelentős: a következő években az 1 és 20 milliárd Forint közötti éves forgalommal bíró gazdasági szegmens további erősödése prognosztizálható. Ezek a piaci szereplők a korábbiaknál hatékonyabb adatbiztonsággal, iratanyagaikkal, és elektronikus adattartalmaikkal összefüggő dokumentumkezelési és minőségbiztosítási megoldásokat keresnek, célberuházásaik 20%-ot is meghaladó növekedését jelzik az új EU-s országokkal foglalkozó gazdasági szakértők. „Legnagyobb ügyfeleink a határainkon belül és azon túl is rohamosan bővülnek. A magyar tőkét is bevonó nehézipar, telekommunikációs és banki szféra expanziója a magyar IT-fejlesztésben résztvevő cégek lehetőségeit a továbbiakban is meghatározzák.„ – foglalja össze az ADM kilátásait Csendes Balázs ügyvezető igazgató.

Középen, az iparban…
A fentiek nem példa nélküli általánosítások. Az ADM legfrissebb hazai sikerei szinte kivétel nélkül a fenti piaci szegmens érintettjei körül rajzolódnak ki. Átfogó, 2005-ben kialakítandó informatikai-biztonsági rendszer bevezetés mellett, a cég teljes dokumentumkezelésének megoldására is megbízást adott egy budapesti székhelyű, de a magyar fejlesztő-gyártó bázisa mellet már a Távol-Keleten és Dél-Amerikában is saját vállalatokat létrehozni képes közép-vállalkozás, mely a védett magyar szabadalmak alapján előállított high-tech orvosbiológiai hatóanyagok gyártására és értékesítésére szakosodott.
„Az ADM Informatikai Kft. közel fél évig tartó gondos kiválasztásával egy számunkra új típusú megoldás bevezetéséről, cégünk dokumentációs adminisztrációjának és informatikai biztonsági megoldásának harmonikus megteremtéséről döntöttünk.”
– kommentálta a december elején kötött szerződés létrejöttét a vállalkozás ügyvezetője.

„Több hazai cég a „kóla-recept” imázsához hasonló, vagy még azt is meghaladó gondosságot mutat a saját magkompetenciáit jelentő védett ipari megoldásai körül. Ők - érthetően – a megbízható, közép- és felsőkategóriás referenciákkal rendelkező hazai IT-cégek megrendelői maradnak a jövőben is. Elsődleges fontosságúvá váló DMS piacot érzünk bennük, minden további fejlesztéseink őket is célozzák 2005-ben.”
– fejti ki Szathmáry Gyula az ADM-től.

Sok ügyfél, egységes szerződéskezelés…
Az ADM fejlesztői másik fontos kihívással is szembekerültek. A pénzügyi szektor nagybanki, ingatlanhitelezési és biztosítói területeinek meghódítását fejlesztői potenciáljuk komplexebb kihasználásától várják el. Meghívásos, többfordulós tender eredményét hirdette novemberben az egyik jelentősen expandáló hazai nagybank is.

„Bankunk határozott célja, hogy a lakossági piacának erősítését ne csak a fiókjaink számának rohamos bővítésével, hanem az ügyfeleink egységes és gyors kiszolgálásával is támogassa. Az ADM ajánlata a legnagyobb globális gyártók képviseleteit utasította maga mögé, így nyerték meg a bank tartalom-menedzsmentjének és bővülő végpontjainak egyik fontos megoldásáról szóló tenderét.”
– mondta el a banki projekt vezetője.

„A közel 4 hónapos munkát – kölcsönös elégedettség esetén – szeretnénk a 2005-2006-os üzleti évekre is kiterjeszteni. A bank munkatársai által a tárgyalási szakaszban mutatott átfogó szakmai és pénzügyi rugalmasság, szakértőik sokoldalúsága, és a projekt korszerű belső menedzsmentje nekünk is fontos iskolapélda! A nagybankok mellett a kisebb fiókmennyiséggel, illetve a centralizált iratkezeléssel induló közepes méretű pénzintézetek között is több projektunk indul 2005-ben. Egységes rendszereink (ORCHI), új referenciáink biztos alapot jelentenek a következő üzleti év sikereihez!.„
– fejezte be sajtótájékoztatóját Csendes Balázs, az ADM ügyvezetője.

Csendes Balázs: nagyvállalati referenciáink jó alapot jelentenek a megerősödött közép-vállalkozások piacán történő nagyarányú piaci bővülésünkhöz.

„Példaként említhetők a beruházási folyamatok, melyek az előkészítéstől a megvalósulásig - a szervezeti hierarchiától függően - nagyon sok döntési pontot tartalmaznak, ezért náluk a naprakész adminisztráció és a gyors ügyintézés a siker elengedhetetlen feltétele. A keletkező nagy mennyiségű dokumentum manuális nyomon követése már nem oldaható meg hatékonyan, a legapróbb adminisztrációs hiba vagy néhány napos késedelem komoly anyagi következményekkel járhat." A BorsodChem Rt. az egyik olyan cég, amely beruházási programjának beindításával párhuzamosan a dokumentumkezelés elektronizálását is végrehajtotta. „Olyan rendszert kerestünk, amely a már kialakított belső folyamatainkhoz alakítható, nem pedig a rendszerhez kell a folyamatokat alakítani" - nyilatkozott Panyiczki Péter, a BorsodChem Rt. koordinációs osztályvezetője. A cég választása az ORCHI Digitális Iroda megoldásra esett, melynek úgynevezett workflow modulja segíti a beruházások többlépcsős munkafolyamatainak elvégzését, ezáltal könnyen ütemezhetővé és ellenőrizhetővé teszi őket. A rendszer képes automatikusan kiosztani a feladatokat az elvégzéséért felelős csoportnak, figyeli a határidőket, figyelmezteti a felhasználót, jelentéseket készít, formanyomtatványokat tölt ki.

Természetesen a számlajóváhagyási folyamat elektronikus alapokra helyezése nemcsak a beruházások terén lehet kifizetődő. A három megyében mintegy harminc telephelyen működő Démász Rt. a számla-jóváhagyási eljárását az ORCHI bevezetése gyakorlatilag öt napra csökkentette, az igazolás során pedig az igazoló személy már nemcsak a végösszeget, hanem a számla digitális képét is láthatja.

„A Démászhoz hasonló tagoltságú és iratmennyiséggel dolgozó referenciák, valamint az ár-érték arány és a rugalmasság mellett döntő szempont volt, hogy az ORCHI magyar fejlesztés - mondta el Szécsényi Ferencné, a Démász Rt. informatikai vezetője. Úgy gondoljuk, hogy a magyar fejlesztők ebben a témakörben jól ismerik a hazai viszonyokat, a magyar jogszabályi környezetet és gyorsan képesek végrehajtani az igényelt módosításokat. Bármennyire is egy tipizálható folyamatról esik szó, amikor az iratkezelés informatikai támogatásáról beszélünk, minden vállalatnál megjelennek a folyamat egyedi elemei is, erre rugalmasan kell reagálnia a rendszernek és a fejlesztőnek egyaránt."

Csendes Balázs elmondta, ügyfeleik elégedettségét jól mutatja, hogy az elmúlt csaknem két év alatt az ORCHI Digitális Iroda a hazai szoftverek közül egyedülálló rugalmasságával és integrálhatóságával öt óriásvállalat: a BorsodChem Rt., a Délmagyarországi Áramszolgáltató Rt., a Fővárosi Gázművek Rt., a Fővárosi Vízművek Rt., a Mol Magyar Olaj- és Gázipari Rt. bizalmát nyerte el. Szintén az elégedettséget mutatja az a tény, hogy az ügyfelek a számla-jóváhagyási folyamatok elektronikus alapokra helyezését követően újabb és újabb folyamatokra, így az iktatás, majd az archiválás támogatására is az ADM fejlesztését választották. „Nagyvállalati referenciáink jó alapot jelentenek nagyarányú piaci bővülésünkhöz a megerősödött középvállalkozások piacán" - jelentette ki Csendes Balázs, az ADM ügyvezetője.

FM projekt zárult a DÉMÁSZ-nál

Az elkészült rendszer 3 megyei létesítmény információit kezeli.

December első hetében került átadásra a Dél-Magyarországi Áramszolgáltató Rt.-nél (DÉMÁSZ Rt.) az év elején indult projekt, melynek célja vállalat ingatlanvagyonának, létesítménykezelési és létesítménygazdálkodási feladatainak, valamint az ehhez kapcsolódó adatkörnek egységes létesítménygazdálkodási rendszerbe (ArchiFM) illesztése volt.

A projekt során megvalósult a DÉMÁSZ Rt. nem műszaki ingatlanvagyonának felmérése, feldolgozása és rendszerbe töltése, mely a naprakész nyilvántartási és üzemeltetési feladatok támogatását szolgálja, mind alfanumerikus, mind grafikus felületen keresztül. Az elkészült rendszer 3 megyei létesítmény információit kezeli (szerver-kliens és internetes felületen), 5 felhasználói központban, csaknem 20 felhasználó aktív közreműködésével.

Az ArchiFM létesítménygazdálkodási alkalmazás testreszabásával és további funkciók kialakításával, a Unitis által bevezetett megoldás szorosan kapcsolódik a DÉMÁSZ Rt.-nél működő SAP vállalatirányítási, illetve ORCHI dokumentumkezelő rendszerhez. Az így kialakított, több rendszer kapcsolatával működő rendszer biztosítja a létesítménygazdálkodási tevékenységek optimalizálását, hatékonyságának növelését, az ingatlanok körül felmerülő költségek magasabb szintű kontrollját, racionalizálását, és összehasonlíthatóságát.

Napi Gazdaság - Informatika / December 1, 2004

Dokumentumkezelés a Balkánon is - Új piacokra tör az ADM Kft.

A Balkánon terjeszkedne, illetve a kisvállalkozások felé nyitna egy magyar számítástechnikai cég, amely dokumentumkezelésre szakosodott.
A jövő év első felében új termékkel jelenik meg a magyar piacon a dokumentumkezelésre szakosodott ADM Informatikai Kft. A cég mostanáig elsősorban a nagyobb vállalatok számára teljesített megbízásokat, például számlák, számlázási rendszerek komputeres megjelenítését végezték, azaz szkenneléssel és az információk digitalizálásával számítástechnikailag is kezelhetővé tették az addig csak papíron létező dokumentumokat.

Az elektronikus dokumentumkezelési (EDMS) piac pontos definíciója persze ennél sokkal bonyolultabb: a dokumentum-menedzsmenttel kapcsolatos infokommunikációs termékek és szolgáltatások széles körét takarja (szoftverfejlesztés, -bevezetés, kapcsolódó szolgáltatások értékesítése, berendezések, szkennerek, vonalkódolvasók gyártása és forgalmazása).

A magyar EDMS-piac az ADM becslése szerint 10 milliárd forintra becsülhető, ebből a mintegy harminc főt foglalkoztató, magyar tulajdonban lévő cég mintegy 250 millió forintos forgalmat tudhat a magának. A cég nyeresége 35 millió forint körül van - tudtuk meg egy nemrégiben rendezett sajtóbeszélgetésen Csendes Balázs ügyvezető igazgatótól.

A piacon a legfőbb konkurensek közé tíz cég tartozik, köztük a Montana, a Grepton, az Icon, a KFKI Isys, a SZÜV és az IBM. Érdekes az ADM kapcsolata a HP-val: ezzel a céggel sokszor riválisként vesznek részt a tendereken, de gyakran beszállítóként együtt is működnek az amerikai multival.
Az ADM vezetője nemcsak a kis- és középvállalkozások felé való nyitást hangsúlyozta. Kiemelte, hogy szeretnék immár több országra is kiterjeszteni tevékenységüket. Megvizsgálták például a szlovén piacot, Bulgáriában pedig éppen most zajlik két olyan tender is, amelyre az ADM Kft. is beadta ajánlatát.

A témához kapcsolódó további linkek:

www.it.news.hu

HVG / 2004. november 27./ XXXVI. évfolyam, 48. szám
Dokumentumkezelő szoftverek - Melléklet

Elektronikus aktatologatás

Aki mindig mindent megtalál a komputerében, annak nincs szüksége dokumentumkezelő szoftverekre. A cégek többségénél nem ez a helyzet. A multik jobbára külföldi szoftvercégek megoldásait részesítik előnyben, ám néhány hazai fejlesztő és "magyaros" ügyvitelből eredő sajátosságokat kihasználva igyekszik labdába rúgni a piacon.

... A Magyarországon még jobbára csak nagyobb cégek által használt DMS-rendszerek a vállalaton belül keletkező, oda érkező, onnan távozó dokumentumok menedzselésével, támogatásával gyorsítják a munkát. Mélyebbre ásva kiderül az is: ahány gyártó, annyiféle értelmezése van annak, mit is kell érteni ilyen programok alatt. A komolyabb megoldásokat fejlesztő szoftveresek eleve kizárják e körből azokat az egyébként ugyancsak dokumentumkezelő szoftverekkel árult programokat, melyeket gyakran szkennerekkel, nyomtatókkal együtt vehetünk meg, ám csak olyasfajta részfeladatot képesek ellátni, mint a beszkennelt dokumentumok fölismerése.
A DMS-rendszereket többféleképpen tipizálják; funkciójuk szerint mindenesetre általában csoportmunka-támogató és iktatószoftvereket szokás megkülönböztetni. Az "iktatósok" a postai küldemények érkezését, iktatását, a postázást, az archiválást automatizálják. Fontos kiegészítő moduljuk a papírdokumentumok digitalizálását végző alrendszer, már csak azért is, mert egy vállalathoz még nem minden megrendelés, levél, számla érkezik elektronikus formában. Az iktatószoftverek felismerik, csoportosítják a beszkennelt formanyomtatványokat, űrlapokat, megkeresik a nyomtatványokon feltüntetett számokat, betűket, vonalkódokat, hogy a beépített képnézegetőkkel a tárolt iratok képét a monitorra vetítsék. ...

... A nagy külföldi szoftvergyártók csoport-munka-támogató szoftverekben utaznak. Az ilyen programok a cégen belül keletkező dokumentumokat kísérik nyomon. A klasszikusnak tekinthető könyvtárstruktúrától eltérően a felhasználó kénye-kedve szerint hozhat létre kategóriákat (például: szerződések, partnerek, publikációk, levelezések), s egy-egy dokumentum akár több helyre is beskatulyázható egyszerre. Szintén alapképesség a check-in/check-out (be-/kijelentkezés) funkció, melynek lényege, hogy ha egy dokumentumon többen dolgoznak, azt úgy tudják kivenni a rendszerből, illetve visszatenni oda, hogy a keletkező változatok nem írják fölül egymást. Ehhez a funkcióhoz hasonlít a verziókövetés is: ha a felhasználó módosít egy dokumentumot, az új verzió keletkezésével az előző nem törlődik, később bármelyik változat visszakereshető. ...

A már szintén alapnak tekintett ügynevezett előfizetés-funkcióval pedig megoldható, hogy a szoftver jelezze a felhasználónak, ha valamely dokumentumon egy másik munkatárs dolgozott, vagy módosította

--------------------------------------
Dezső András

A témához kapcsolódó további linkek:

HVG Online

A LEVÉL IS DOKUMENTUM
A vállalatok tevékenységének részeként naponta e-mail üzenetek milliói jönnek létre, amelyeknek nem megfelelő tárolása és kezelése jelentős üzleti és biztonsági kockázatot hordoz. Az elveszett vagy nehezen visszakereshető levelekben fontosnak vélt információ reprodukciója jelentősen csökkenti a vállalatok kommunikációs hatékonyságát. Kulcsfontosságú tehát, hogy pontosan ismerjük az e-mailek tartalmát és tisztában legyünk e levelek tárolási helyével.
     Mindennek megoldására szeretne alternatívát adni az ADM Informatikai Kft., amely fejlesztései középpontjába a hagyományos és az elektronikus dokumentumok kezelését helyezte. Megoldása - az ORCHI e-mail Center - az ORCHI nagyvállalati iratkezelő szoftvercsalád elemeire épülő, független modul, amely korlátlan mennyiségű elektronikus levél biztonságos tárolását, gyors visszakeresését végzi redundanciamentes, tömörített állományok formájában. A termék együttműködik a legismertebb elektronikus levelezőrendszerekkel, s illeszkedik azok kezelőmenüjébe. Biztonsági és szabályozási megoldásai (a 128 bites RSA - Microsoft Base Cryptographic Provider titkosítás révén) lehetővé teszik a vállalati kapcsolatrendszer és az elektronikus levelezés aktív védelmét.

TUDÁS A LAPOK KÖZÖTT
Az ORCHI e-mail Center segítségével a különböző e-mail tárakban található adatok tudásbázist alkotnak, így minden levélről megállapítható, hogy ki, mit és kinek küldött. A keresést bármely, megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó végezheti, nem csak a rendszergazda. A levelezés szűrése, különböző szempontok szerinti visszakeresése, rendezése is lehetővé válik, így az alkalmazottak kiesése (betegség, kilépés) esetén e-mailjeik megmaradnak a vállalat közös tudásbázisában, így a helyettesítésük vagy kiváltásuk kisebb fennakadást okozhat.

 
Az ORCHI e-mail Center fejlesztői

  A bizalmas üzleti információkat tartalmazó dokumentumok védelméről a vállalati hierarchiának megfelelően kialakított jogosultsági rendszerű hozzáférés, kikerülésről pedig a tartalomban megjelenő és figyelhető kulcsszavakra épülő riasztások beállíthatósága gondoskodik.
     Az ORCHI e-mail Center rendszerigénye napi 4000 levéllel számolva (100 fős cég átlagforgalma) napi 50 megabájt - ez hozzávetőleg évi 12 gigabájt. Szervergépnek Pentium 4 javasolt, minimum 1 gigabájt memóriával.
     A rendszer különböző változatban - ügyfélszám és e-mail forgalom alapján megkülönböztetett felhasználói igény szerint - kerül a piacra 2004 végén.

SZEMÉLYES ADATOK
Szathmári Gyula, a cég kereskedelmi igazgatója kérdésünkre elmondta, hogy a rendszert szoros szakértői együttműködésben fejlesztették az adatvédelmi biztos főtanácsadói karával. Ajánlásaik alapján figyelmet fordítanak arra, hogy a beérkező, személyes információt tartalmazó e-mailt úgy kell kezelni, mint egy személyes levelet, amelyet csak az adott személy bonthat fel. Az ilyen küldemények fogadásának és generálásának engedélyezését a munkáltató megtilthatja, ezt azonban írásban kell közölnie a munkavállalóval. Ebben az esetben a rendszert fel kell készíteni arra, hogy mit tegyen ilyen üzenetek beérkezésekor, például minden beérkező e-mailt iktasson vagy valamilyen témához csatoljon.
Legyen levél, számla, okirat - immár minden kezelhető elektronikusan is. Immár csak a vezetőkön múlik használatuk.

------------------------------------------------------
Trautmann Balázs - Árokszállási Gábor

A témához kapcsolódó további linkek:

Számítástechnika magazin
FigyelőNet

Prím Online (2004. november 8. 19:20 )

Az ADM Informatikai Kft. az Üzlet&Siker Minősített Vállalkozása

Ünnepi gálaest keretében a Corinthia Grand Hotel Royal báltermében vehette át november 5-én Csendes Balázs, az elektronikus dokumentumkezelési piac vezető magyarországi szereplője, az ADM Informatikai Kft. ügyvezetője az Üzlet&Siker Minősített Vállalkozása elismerő címet. A kis- és középvállalkozások számára odaítélhető minősítés fontos objektív elismerése a cég elmúlt években folytatott kiváló üzleti stratégiájának és elért piaci eredményeinek.

Az Üzlet&Siker Minősített Vállalkozása pályázat a maga nemében egyedülálló, hiszen kifejezetten kis- és középvállalkozások számára létrehozott minősítés, amely objektív kritériumok alapján méri e vállalkozások teljesítményét, fejlődését, stratégiájának helyességét. Az ADM Informatikai Kft. idén első ízben pályázott az elismerő címre, melyet rögtön el is nyert.

Az ADM Informatikai Kft. az elmúlt évek során jelentős fejlődésen ment keresztül, ami nem csupán a gazdasági mutatókban és a társaság létszámának számottevő növekedésében mutatkozott meg, hanem a szoftverpiacon betöltött egyre erősödő pozíciójában is. Az elmúlt csaknem két év alatt, az ORCHI Digitális Iroda, a hazai szoftverek közül egyedülálló rugalmasságával és integrálhatóságával, öt óriásvállalat (BorsodChem Rt, Délmagyarországi Áramszolgáltató Rt., Fővárosi Gázművek Rt., Fővárosi Vízművek Rt., MOL Magyar Olaj- és Gázipari Rt.), bizalmát nyerte el. A cég 2002-ben felkerült a közép-európai Deloitte & Touche Technology Fast 50 listára. Az Üzlet&Siker Minősített Vállalkozása cím egy újabb elismerése a cég erőfeszítéseinek.

A díj jelentőségéről Csendes Balázs ügyvezető elmondta, hogy a jövőben a vállalat szeretné megtartani, sőt fokozni az utóbbi néhány évben mutatott növekedési ütemét, amihez azonban nem csupán az új megrendelők számát kell növelni, hanem a már meglévő partnerek elégedettségét, és a közvélemény elismerését is ki kell vívni. „Az Üzlet és Siker minősítése ezért cégünk számára egy remek megmérettetésnek mutatkozik, hiszen a teljesen kívülálló elbírálók által, objektív kritériumok alapján született győzelem az egyik legnagyobb megtiszteltetést jelenti minden vállalat számára.” - tette hozzá az ügyvezető.


A témához kapcsolódó további linkek:

www.terminal.hu
Üzlet & Siker

Ma már a vállalati kommunikáció elsődleges eszköze az elektronikus levél, amelyben a vállalati kapcsolatrendszer, a kapcsolattörténet tükröződik, és a vállalati tudásbázisnak is alapvető fontosságú összetevője. Archiválása, kezelése egyrészt hozzájárulhat, hogy adatbányászati eszközökkel a tudásbázis aktív részévé váljon és más eszközökkel (CRM stb.) integrálódjon; másrészt pedig elháríthatók a levelezésben foglalt biztonsági kockázatok. Ma minden vállalatnál akkora és exponenciálisan növekvő levélhalmaz gyűlik össze, hogy elkerülhetetlen a professzionális archiválás. Ez a szükséglet a vállalati dokumentumarchiválás döntő feladatává növekedett. Az e-mail kommunikáció elterjedtsége ellenére az elektronikus levelezőrendszerek nem igazán segítik a felhasználókat a vállalati e-mailek nagy tömegű és dinamikus kezelésében. Ez indította az ADM-et arra, hogy az Orchi dokumentumkezelő rendszerének elektronikus levelekkel foglalkozó összetevőit külön alkalmazássá fejlessze: az Orchi e-mail Centerré.

A megoldandó feladatok - kihívások
Az e-mailek számának növekedése mellett nő az átlagos méretük és komplexitásuk. Ugyancsak növekszik a dokumentációs színvonallal kapcsolatos igény (archiválási időtartam, gyors kereshetőség, hitelesség, biztonságos elérés, megőrzési biztonság, adatvédelem, a levelezőrendszerek redundanciájának csökkentése). Több síkú biztonsági kockázat ébred, a levelek könnyed kezelésétől kezdve a vállalati tevékenység bizalmas részeinek rekonstruálhatóságán át a rosszhiszemű beavatkozás számára nyíló biztonsági résekig. Az archiválás eddigi megoldásaiban a levelek visszakeresése, adatállományuk felhasználása jobbára speciális megoldásokat és szakértelmet kívánt. Végül általános szükséglet a vállalati adatállomány egynemű kezelése, és célszerű, ha ehhez illeszkedik az e-mail-archiválás is.

Az Orchi e-mail Center jellemzői
A szoftver szerveroldala illeszkedik a legelterjedtebb levelező kiszolgálókhoz (Lotus Notes, Exchange). A levelekről külön kezelt metaadat-katalógus készül, magukat a leveleket és csatolmányaikat pedig az Orchi dokumentumkezelő rendszer eszközei menedzselik. A beérkezéskor, illetve a levélkibocsátáskor történik archiválás, biztonsági és tartalomszűrés, beállítható szabály alapú csoportosítás-osztályozás. Az Orchi eC szerveroldali funkciója a publikálás és levélmegosztás, valamint a levelek differenciált hozzáférés-védelme is. Mindezek a műveletek a katalógusállományon keresztül valósulnak meg. A kliensoldalon mindehhez a levelezőkliensbe (például Microsoft Outlook) épülő modul tartozik, amely az Orchi eC szerverfunkcióival kommunikál, például közvetíti a kereséseket, és virtuális archív mapparendszerben mutatja a leveleket. Az állományokhoz való hozzáférés a vállalati jogosultság-rendszerhez illeszkedik, beleértve a dokumentumok tulajdonosainak figyelembevételét is. Az archívum méretét csak a hardveradottságok határolják.

Az Orchi e-mail Center legfőbb célja, hogy az elektronikus levelezés passzív, sőt bizonyos kockázatot hordozó adatállományból az üzleti folyamatok döntő fontosságú erőforrását jelentő vállalati tudásbázis részévé léphessen elő.

A témához kapcsolódó további linkek:

Magyar PC Magazin Online >>

ORCHI e-mail Center néven új vállalati e-mail-archiváló és -kezelő informatikai rendszert adott ki az ADM Informatikai Kft. A megoldás a széles körben ismert ORCHI nagyvállalati iratkezelő szoftvercsalád elemeire épülő, de független modul, amely korlátlan mennyiségű elektronikus levél biztonságos tárolását, gyors kezelését és visszakeresését teszi lehetővé, valamint együttműködik a nagy elektronikus levelező rendszerekkel. Biztonsági és policy-megoldásai lehetővé teszik a vállalati kapcsolatrendszer, az elektronikus levelezésbe foglalt szellemi vagyon és tudásbázis aktív védelmét.

Elterjedtségük ellenére az elektronikus levelezőrendszerek nem igazán segítik a felhasználókat a vállalati e-mailek nagy tömegű és dinamikus kezelésében. Ez indította az ADM-et arra, hogy az ORCHI dokumentumkezelő rendszerének elektronikus levelekkel foglalkozó összetevőit külön alkalmazássá fejlessze.

Az ORCHI e-mail Center főbb jellemzői az ADM szerint a következők. Az ORCHI eC szerveroldala illeszkedik a legelterjedtebb levelező kiszolgálókhoz (Lotus Notes, Exchange). A levelekről külön kezelt metaadat-katalógus készül, magukat a leveleket és csatolmányaikat pedig az ORCHI dokumentumkezelő rendszer eszközei menedzselik. A beérkezéskor, illetve a levélkibocsátáskor történik archiválás, biztonsági és tartalomszűrés, beállítható szabály alapú csoportosítás-osztályozás. Az ORCHI eC szerveroldali funkciója a publikálás és levélmegosztás, valamint a levelek differenciált hozzáférés-védelme is. Mindezek a műveletek a katalógusállományon keresztül valósulnak meg. A kliensoldalon mindehhez a levelezőkliensbe (például Microsoft Outlook) épülő modul tartozik, amely az ORCHI eC szerverfunkcióival kommunikál, például közvetíti a kereséseket, és virtuális archív mapparendszerben mutatja a leveleket. Az állományokhoz való hozzáférés a vállalati jogosultság-rendszerhez illeszkedik, beleértve a dokumentumok tulajdonosainak figyelembevételét is. Az archívum méretét csak a hardveradottságok határolják.
 

Az ADM Informatikai Kft. mai tájékoztatása szerint a digitális dokumentumkezelés hazai piacvezető fejlesztő vállalkozása időarányosan 12%-kal teljesítette túl előző évi árbevételét.

Az ORCHI Digitális Iroda szerver- és klienslicencek értékesítése várhatóan meghaladja a nemzetközi trendek és elemzések által 23%-os EU-s DMS (Document Management Solution) piaci bővülést prognosztizáló szakértői jelentéseket, hiszen hagyományosan az őszi/téli időszakban az első félév eredményét messze felülmúló bevételt ígérő projektjeink indultak.

>>

A témához kapcsolódó további linkek:

www.teminal.hu
 

A DÉMÁSZ Rt. az ügyfélkezelő és a vállalatirányítási rendszer kiépítése után, 2002 nyarán mérte fel a pénzügyileg leginkább kockázatos folyamatait, és ezek informatikai támogatásának lehetőségeit. Elsőként a számla-jóváhagyási folyamat elektronizálását tűzték ki célul, de már ekkor olyan megoldást kerestek, amely a későbbiekben kiterjeszthető az irat és dokumentumkezelés egészére. A szóba jöhető négy rendszer közül az ADM Informatikai Kft. fejlesztését, az ORCHI Digitális Irodát választották, amelyet a Smart-Data Kft. szállított részükre.

A DÉMÁSZ-hoz hasonló tagoltságú és iratmennyiséggel rendelkező referenciák, az ár-érték arány és a rugalmasság mellett döntő szempont volt, hogy az ORCHI magyar fejlesztés. A dél-magyarországi regionális áramszolgáltatónál 2003 márciusa óta működik a számlaigazolás, és ennek pozitív tapasztalatai nyomán 2004-ben az informatikai és a kereskedelmi területen megkezdődött az általános iktatás és iratkezelés elektronikus alapokra helyezése is.

Az iratkezelés mellett a beruházás monitoring folyamatát is biztonságosabbá, gyorsabbá fogja tenni az ORCHI Digitális Iroda. A három megyében több telephellyel rendelkező, mind földrajzilag mind hatáskörök szerint erősen tagolt szervezetben mindeddig nehézkesebb volt a beruházások követése. A közelmúltban lezárt fejlesztés eredményeképpen a beruházások adatait egy adatbázisban tárolja a DÉMÁSZ Rt., amely minden döntéshozó számára hozzáférhető és közvetlen online kapcsolatban áll az SAP rendszerrel.

Külön érdekesség a fejlesztés azon része, amely az SAP és az ORCHI kiváló együttműködését biztosítja, és amelyet használnak a számlaigazolásnál, beruházás követésnél és az alkalmazottak SAP HR moduljából lekérdezett adatokhoz kapcsolt digitális fényképeknél. Az SAP-val való együttműködés mellett az ORCHI a Lotus levelezőrendszerrel is teljes mértékben kompatibilis.

A DÉMÁSZ Rt. a közeljövőben további szervezeti egységekre kívánja kiterjeszteni az ORCHI általános iratkezelési és ügyintézési folyamatait. Jelenleg folyamatban van az ArchiFM ingatlan-nyilvántartó rendszerrel a kapcsolat kiépítése, valamint tervezett a bevezetés előtt álló SAP ISU rendszerhez történő illeszkedés kialakítása.

A témához kapcsolódó további linkek:

www.tozsdeforum.hu

Az ADM folyamatosan bővíti partnerei körét a kis- és középvállalati szektorban, ugyanakkor elektronikus dokumentumkezelő rendszerével piacvezetővé akar válni a nagyvállalati szektorban

Az ADM Informatikai Kft-t 1991-ben alapították azzal a céllal, hogy az irodaautomatizálás, az iratkezelés és a dokumentumok archiválásának problémáival foglalkozó, akkor még hiányos hazai szoftverpiacot lefedje. A cég fő terméke az ORCHI Digitális Iroda a vállalati és kormányzati iratkezelési problémákra ad megoldást. Az ADM Kft. részesedése a hazai dokumentumkezelési piacon jelentős; országszerte száznál több referenciája van. Ügyfelei közé tartozik többek között az Alcoa CSI, Démász, Fővárosi Vízművek, Fővárosi Gázművek, MOL, Danubius Hotels, a Pannon GSM és a Sanofi Group (Chinoin).

Az ADM egyik legnagyobb projektje a közelmúltban zajlott a BorsodChem-nél. Itt az elmúlt évek során elindított nagy szabású beruházási program jelentős adminisztrációs folyamathalmazt generált, s ennek elektronikus követésére választották a BorsodChem döntéshozói az ORCHI Digitális Irodát.
A programcsomag lehetővé teszi a vegyipari nagyvállalat adminisztrációjának, a dokumentumok
(akár milliós nagyságrendű) hosszú távú és biztonságos tárolását, a tárolt iratok másodperceken belüli visszakeresését.

A BorsodChem elvárása volt a bevezetendő elektronikus dokumentumkezelő rendszer integrációja és együttműködése a BorsodChem SAP ügyviteli rendszerével, kapcsolata a Digitat Archive-ba elmentett számlákkal és a hozzájuk tartozó dokumentumokkal, valamint a Lotus Notes elektronikus dokumentumainak kapcsolódása az iratkezeléshez.
Emellett a nagy összegű számlák jóváhagyásához a kártyás digitális autentikációt és az aláírást is
integrálni kellett. A BorsodChem az ORCHI rendszer további bővítését tervezi.

Az ADM a közeljövőben jelenti be dokumentumkezelési rendszerének nagyvállalati piacra szánt változatát (ezt száz ügyfél felett ajánlja), illetve a kormányzati és országos nonprofit szervezeteknek fejlesztett változatot. Hamarosan elkészül az ORCHI SM (a kis- és közepes vállalatoknak szánt verzió) és az ORCHI DV (Developer), amellyel a technológiai és üzlet- partneri környezet hatékonyabb kiszolgálását célozza meg. Valamennyi változatnak integráns része lesz a workflow modul, amely szinte bármely vállalatnak és szervezetnek — szervezeti felépítéstől és mérettől függetlenül - megoldást ad a mindennapi munkalépések elektronizálásában. A legújabb alkalmazásokban az el terjedt SAP vállalatirányítási rendszerhez való integrálhatóság alapszolgáltatássá vált. Az ORCHI, az SAP nagyvállalati rendszereit hatékonyan kiegészítve, az utóbbi két évben több nagyvállalat bizalmát is elnyerte.
A Fővárosi Vízműveknél ezzel a programcsomaggal végzik a cég teljes körű dokumentációjának iktatását és archiválását, valamint számláinak szkennelését, illetve nyilvántartását.

A Dél-magyarországi Áramszolgáltatónál (DÉMÁSZ) átadott rendszer első lépcsőben a számlajóváhagyás folyamatát, majd a továbbfejlesztés után a teljes körű dokumentummenedzsment fő folyamatait kezeli.

Az ADM nagy energiát fordít a kis- és középvállalati szektor informatikai korszerűsítésében részt vevő partnerkör folyamatos bővítésére is — tudtuk meg Szathmáry Gyulától a cég kereskedelmi igazgatójától.

A Microsoft legfontosabb, az üzleti megoldásokat nagy számban implementáló partnereitől növekvő számban kapunk együttműködési javaslatokat, projektterveket. Kiemelten kezeljük az Axapta és Navision vállalatirányítási rendszerekkel való integrációt. Saját telepítésű, ebben a szektorban átadott rendszereinket ORCHI SM néven telepítjük, míg a technológiai partnerek fejlesztői az ORCHI DV
terméket érhetik el hamarosan - tette hozzá az ADM kereskedelmi igazgatója.

A SZÁMLÁK RENDBEN!

A korszerű dokumentumkezelő rendszerekkel kiküszöbölhető, hogy fontos iratok -- például számlák -- keveredjenek el a vállalatoknál.

a kis-középvállalati szektorban azonban még csak most indul a korszerű archiválás. Kétségtelen tény azonban, hogy a tendencia javuló – fogalmaz Csendes Balázs, az ADM Kft. ügyvezető igazgatója.
 

A gondok általában akkor kerülnek felszínre, amikor szigorú számadású dokumentumok, például számlák kallódnak el. "A hazai gyakorlatban tipikus jelenség, hogy 30 napon túl sem találnak meg egyes számlákat. Ez már olyan jelzés a cég vezetésének, amit nem lehet figyelmen kívül hagyni" – mutat rá a szakember.

A számlák határidőn túli kiegyenlítésének ugyanis súlyos következményei lehetnek. Gondoljunk csak a késedelmi kamatokra, de utalhatunk az áfa-ügyintézés csúszásából származó veszteségekre is. Az ilyen és hasonló hibáknak csak úgy lehet elejét venni, ha a számlákat rögtön beérkezésükkor dokumentálják, útjukat szigorúan nyomon követik.

Az sem elhanyagolható szempont, hogy a munkatársaknak mennyi időt kell iratkeresgéléssel tölteniük. Rendezett, nyomon követett folyamatok esetén kevesebb emberrel is el lehet végezni ugyanazokat a feladatokat. És ha minden kéznél van, akkor természetesen az ügyfelek igényeire is sokkal gyorsabban tud a cég reagálni.

Első az igényfelmérés
A problémára természetesen van megoldás: az elektronikus dokumentumkezelés, a korszerű archiválás, aminek révén olyan rendezett, átlátható és kereshető adatbázis jön létre, amiben a vállalat minden dokumentuma, számlája, levele, e-mailje, faxa stb. szerepel. Lényege, hogy rendszert visz a folyamatokba, kereshetővé teszi a dokumentumokat, szabályozottabbá teszi a folyamatokat. Segítségével átláthatóvá válik az ügyintézés, a számlák és egyéb dokumentumok kezelése.

Tételezzük fel, hogy a vállalat vezetése az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése mellett dönt. Mi ilyenkor a teendő?

Az első és legfontosabb feladat az igények pontos megfogalmazása. E munka elvégzéséhez hathatós segítséget nyújthat egy tanfolyam elvégzése, esetleg szakmai fórumok látogatása. Vannak már ilyenek a hazai piacon, kifejezetten a kis-középvállalatok igényeihez és pénztárcájához igazítva. A feladatokat tehát egy kis-középvállalat minden további nélkül saját erőből is meg tudja fogalmazni. És rendkívül fontos, hogy meg is tegye. Nem szabad az általánosságoknál maradni.

Ezután következik a technológiai követelmények meghatározása, például az, hogy milyen más vállalati rendszerekhez (ERP stb.) akarják a dokumentumkezelő rendszert hozzákapcsolni. E kritériumok már némileg leszűkítik a szóba jöhető termékek körét. Fontos szempont, hogy vannak-e a cégnek növekedési tervei. Ha igen, akkor feltétlenül olyan megoldás mellett célszerű letenni a voksot, ami együtt tud a vállalattal nőni. Végezetül, de nem utolsó sorban természetesen az ár is befolyásolja a választást.

Késztermék kis alakítással
A kis-közepes vállalatoknál általában nem járható út, hogy az egyedi igényekhez igazodva alakítsák ki a dokumentumkezelő szoftvereket. Ugyanakkor – a feladat temészetéből fakadóan -- a polcról levehető dobozos termékek sem jelentenek megoldást. "Megpróbálunk meglévő, kész termékekből kiindulni, és azokat hozzáigazítani a vállalatok igényeihez. Így tudjuk elérni, hogy a testreszabás ne növelje számottevően a költségeket" – tájékoztat Csendes Balázs.

A legegyszerűbb rendszerek ára félmillió forintnál kezdődik, egy közepes vállalat egy-kétmillió forintos kiadással számolhat, ha korszerűsíteni akarja dokumentumkezelését. Ebben az árban a testreszabás is benne van. Üzemeltetési költségekkel nem kell számolni, azt a cégek IT szakemberei minden további nélkül el tudják látni. A szállító közreműködésére csak a rendszer funkcionális bővítésekor lehet szükség. Megjegyzendő, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetéséhez már európai uniós pénzekre is lehet pályázni, így az említett kiadások akár feleződhetnek.

Az ADM (Advanced Document Management) Informatikai Kft. azzal a céllal alakult, hogy az irodaautomatizálás, az iratke-zelés és a dokumentumok archiválásának problémáival foglalkozó, hiányos hazai szoftverpiacot lefedje. Az ADM fő profilja tíz éve szoftver-rendszerek fejlesztése és in-tegrálása. A magyar cég alap-terméke, az ORCHI szoftver-család elsősorban a közép- és nagyvállalatok számára nyújt megoldást az iratkezelés prob-lémáira.
 Az ADM szoftvere a vállalati-rányítási rendszerek szolgál-tatásait egészíti ki, plusz funkciókat ad hozzá.
- Az ORCHI rendszert elsőd-legesen arra fejlesztették ki, hogy nagy mennyiségű papír-alapú vagy digitális dokumen-tumot a lehető legbizton-ságosabban, hosszú távon, elektronikusan tároljon, és milliós nagyságrendnél is másodperceken belül vissza tudjon keresni egy adott iratot. A több telephellyel rendelkező közép- és nagyvállalatok különösen rá vannak utalva egy ilyen rendszerre, amely

teljesen kiváltja a hagyomá-nyos iktatási módszereket - mondja Csendes Balázs, az ADM Informatikai Kft. ügyvezető igazgatója.
  Az ORCHI-nak három fő funkciója van: iktatás, archi-válás és munkafolyamat-támogatás. A szoftver tetsző-leges számú iktatókönyvet képes kezelni, és felesleges-sé teszi a különböző átadó-, posta- és mutatókönyvek vezetését. Alkalmas a beolva-sott papíralapú és elektro-nikus dokumentumok, illetve az azokhoz kapcsolódó azo-nosítók számítógépen való tárolására, kezelésére is. az archivált iratok képei és az adatok bármikor egyszerűen visszakereshetők.
  A program hatékony segítsé-get nyújt a mindennapi munkák és többlépcsős mun-kafolyamatok elvégzéséhez is, mert képes automatikusan kiosztani a feladatokat a felelős csoportoknak, figyeli a határidőket, jelentéseket készít, formanyomtatványokat tölt ki. Az ORCHI jóvoltából jelentősen lerövidül az érkezés és ügyintézés között eltelt idő, az elektronikus iratkezeléssel

nem vesznek el dokumentumok - látni lehet, azok éppen hol tárolódnak -, emellett csökken a tárolóhely és a munkaerő leterheltsége is. Az ORCHI kom-patibilis az elterjedt vállalat-irányítási rendszerekkel és platformokkal, és képes az elektronikus levelek automati-kus iktatására és archiválására is három elterjedt programból (Lotus Notes, Microsoft Exchange, Novell Groupwise).
  Az ORCHI négy-öttől többezres felhasználói számig alkalmaz-ható, javarészt azonban nagy-vállalatoknál és nagy szerveze-teknél működik.
- Képtelenség egy kalap alá venni az akár azonos profilú vállalatokat is, ezért azt mondjuk, hogy az ORCHI nem dobozos, hanem "papírzacskós" termék. Úgy lehet gyűrni, ahogy az ügyfélnek szüksége van rá. Minden cégnél egyedi, hól bevált folyamatok vannak, amiket mi megpróbálunk az ORCHI-val korszerűsíteni. A közeljövőben az a célunk, hogy az átlagos három-négy hónapos bevezetési időt okos testre szabási eszközökkel lerövidít-sük - magyarázza Csendes Balázs.