A dél-magyarországi regionális áramszolgáltató a DÉMÁSZ Rt., a számla-jóváhagyási folyamatának elektronikus alapokra helyezése után az ORCHI Digitális Iroda megoldás használatának éles üzemben való kiterjesztése előtt áll az iratkezelés és a beruházás-monitoring folyamataira. Az iratok elektronikus kezelésével nagyságrendekkel gyorsabbá, megbízhatóbbá válik a döntéshozatali folyamat a három megyében működő nagyvállalatnál.

A DÉMÁSZ Rt. az ügyfélkezelő és a vállalatirányítási rendszer kiépítése után, 2002 nyarán mérte fel a pénzügyileg leginkább kockázatos folyamatait, és ezek informatikai támogatásának lehetőségeit. Elsőként a számla-jóváhagyási folyamat elektronizálását tűzték ki célul, de már ekkor olyan megoldást kerestek, amely a későbbiekben kiterjeszthető az irat és dokumentumkezelés egészére. A szóba jöhető négy rendszer közül az ADM Informatikai Kft. fejlesztését, az ORCHI Digitális Irodát választották, amelyet a Smart-Data Kft szállított részükre.

„A DÉMÁSZ-hoz hasonló tagoltságú és iratmennyiséggel rendelkező referenciák, az ár-érték arány és a rugalmasság mellett döntő szempont volt, hogy az ORCHI magyar fejlesztés. Úgy gondoljuk, hogy a magyar fejlesztők ebben a témakörben jól ismerik a hazai viszonyokat, a magyar jogszabályi környezetet és gyorsan képesek végrehajtani az igényelt módosításokat. Bármennyire is egy tipizálható folyamatról esik szó, amikor az iratkezelés informatikai támogatásáról beszélünk, minden vállalatnál megjelennek a folyamat egyedi elemei is, amelyre rugalmasan kell tudni reagálni, mint a rendszernek, mint a fejlesztőknek” - mondta el Szécsényi Ferencné, a DÉMÁSZ Rt. informatikai vezetője.

A dél-magyarországi regionális áramszolgáltatónál 2003 márciusa óta működik a számlaigazolás, és ennek pozitív tapasztalatai nyomán 2004-ben az informatikai és a kereskedelmi területen megkezdődött az általános iktatás és iratkezelés elektronikus alapokra helyezése is. „Már a tesztüzem első heteiben világossá váltak a rendszer előnyei. Nagyságrendekkel felgyorsult az információhoz jutás folyamata, mivel egyetlen adatbázisban és azonnal látható minden irat és feljegyzés.” – számolt be az első tapasztalatokról Bunford Zoltán, a DÉMÁSZ Rt. projektvezetője.

Az iratkezelés mellett a beruházás monitoring folyamatát is biztonságosabbá, gyorsabbá fogja tenni az ORCHI Digitális Iroda. A három megyében több telephellyel rendelkező, mind földrajzilag mind hatáskörök szerint erősen tagolt szervezetben mindeddig nehézkesebb volt a beruházások követése. A közelmúltban lezárt fejlesztés eredményeképpen a beruházások adatait egy adatbázisban tárolja a DÉMÁSZ Rt., amely minden döntéshozó számára hozzáférhető és közvetlen on-line kapcsolatban áll az SAP rendszerrel.

Külön érdekesség a fejlesztés azon része, amely az SAP és az ORCHI kiváló együttműködését biztosítja, és amelyet használnak a számlaigazolásnál, beruházás követésnél és az alkalmazottak SAP HR moduljából lekérdezett adatokhoz kapcsolt digitális fényképeknél.
Az SAP-val való együttműködés mellett az ORCHI a Lotus levelezőrendszerrel is teljes mértékben kompatibilis.

A DÉMÁSZ Rt. a közeljövőben további szervezeti egységekre kívánja kiterjeszteni az ORCHI általános iratkezelési és ügyintézési folyamatait.
Jelenleg folyamatban van az ArchiFM ingatlan-nyilvántartó rendszerrel a kapcsolat kiépítése, valamint tervezett a bevezetés előtt álló SAP ISU rendszerhez történő illeszkedés kialakítása.