| A BorsodChem Rt-nél
az elmúlt évek során elindított nagyszabású beruházási program
jelentős adminisztrációs folyamat-halmazt generál, melynek
elektronikus követésére az ADM Informatikai Kft. fejlesztését, az
ORCHI Digitális Irodát választották. A programcsomag nagy mennyiségű
(akár milliós nagyságrendű) dokumentum hosszú távú és biztonságos
tárolását, a tárolt iratok másodperceken belüli visszakeresését teszi
lehetővé a vegyipari nagyvállalat adminisztrációja számára.
Az elmúlt évtizedben a folyamatosan
bővülő BorsodChem Rt. Közép-Kelet-Európa meghatározó vegyipari
szereplőjévé vált. A cég növekedése intenzív beruházási programmal
valósítható meg. E beruházási program megvalósítása során egyrészt
rengeteg dokumentum keletkezik, melynek kezelése kézi módszerrel már
nagyon problémás. Ezért döntött a társaság vezetése amellett, hogy a
beruházásokkal párhuzamosan, a dokumentumkezelést is fejleszteni,
elektronizálni kell. Választásuk az ADM Kft. saját fejlesztésére, az
ORCHI teljes, 5.5-ös verziószámú rendszerére esett.
A programcsomag az iktatott
tételekhez kapcsolódó állományok – szkennerrel beolvasott
dokumentumok, képek, digitális iratok –, illetve a kapcsolódó
azonosítók számítógépen történő tárolására, kezelésére, nagy
mennyiségű (papír alapú vagy digitális) dokumentum lehető
legbiztonságosabb tárolására alkalmas. A dokumentum-menedzsmentet
digitális aláírások, titkosítási megoldások, szigorú hozzáférési
jogosultságok egészítik ki.
A BorsodChem Rt. meghívásos
tenderén részt vevő három cég, illetve rendszereik közül a társaság
szakemberei azért választották az ORCHI ajánlatot, mert ez kínált a
cég speciális igényeinek is megfelelő megoldásokat. Elvárás volt a
bevezetendő elektronikus dokumentumkezelő rendszer integrációja és
együttműködése a BorsodChem SAP ügyviteli rendszerével, kapcsolata a
Digital Archive-ba elmentett számlákkal és a hozzájuk kacsolódó
dokumentumokkal, valamint a Lotus Notes elektronikus dokumentumainak
kapcsolódása az iratkezeléshez. Ezen felül a nagy összegű számlák
jóváhagyásához a kártyás digitális autentikációt és az aláírást is
integrálni kellett. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer mellett
a szükséges speciális hardvereszközök (szkennerek, vonalkód-nyomtatók)
szállítását is az ADM Kft. végezte.
Az ADM Kft szakértői a beruházási
folyamatokhoz kapcsolódó dokumentumáramlást – amely a beruházások
igénybejelentőjétől indul, majd engedélyezési folyamaton megy végig
(elektronikus aláírással, számlaigazolásokkal, bevételezésekkel,
minősítésekkel), és a számvitel aktiválással zárul – az egész
szervezetre vonatkozóan elektronizálták. Az igénybejelentési folyamat
kiterjesztése a gyár minden szervezeti egységét hamarosan érinti
fogja. Jelenleg a beruházási folyamatban érintett szervezeti egységek
használják.
A BorsodChem Rt. az ORCHI rendszer
közeljövőben történő kibővítését tervezi. A cél a régi Digital Archive
rendszer teljes kiváltása, és a számla-jóváhagyási folyamatok teljes
egészének egységesítése az ORCHI rendszer által. Távolabbi cél az
ORCHI kiterjesztése különböző folyamatokra, például a karbantartásra,
a katasztrófavédelemmel kapcsolatos tevékenységekre.
Kapcsolódó esettanulmány:
BorsodChem Rt. esettanulmány (pdf 203 KB) |